Petty cash accounting
Ang maliit na cash ay isang maliit na halaga ng cash na itinatago sa mga nasasakupang kumpanya upang magbayad para sa mga menor de edad na pangangailangan ng cash. Ang mga halimbawa ng mga pagbabayad na ito ay ang mga gamit sa opisina, kard, bulaklak, at iba pa. Ang maliit na salapi ay nakaimbak sa isang maliit na drawer o kahon na malapit sa kung saan ito kinakailangan. Maaaring maraming lokasyon ng maliit na salapi sa isang mas malaking negosyo, marahil isa bawat gusali o kahit isa bawat departamento. Ginagamit ang isang hiwalay na sistema ng accounting upang subaybayan ang mga maliit na transaksyon sa cash.
Ang Petty Cash System
Upang mag-set up ng isang maliit na pondo ng cash, ang kahera ay lumilikha ng isang tseke sa halaga ng pagpopondo na nakatalaga sa isang partikular na maliit na cash fund (karaniwang ilang daang dolyar). Bilang kahalili, maaari lamang ibilang ng kahera ang cash para sa maliit na pondo ng cash, kung mayroong sapat na mga bayarin at barya sa mga lugar. Ang paunang entry ng maliit na cash journal ay isang debit sa maliit na cash account at isang kredito sa cash account.
Pagkatapos ay ang maliit na tagapag-alaga ng cash ay naghahatid ng kaunting salapi mula sa pondo kapalit ng mga resibo na nauugnay sa anupaman na paggasta. Walang entry sa journal sa puntong ito; sa halip, ang balanse ng cash sa maliit na pondo ng cash ay patuloy na bumababa, habang ang bilang ng mga resibo ay patuloy na tataas. Ang kabuuan ng mga resibo at natitirang cash ay dapat na katumbas ng paunang halaga ng maliit na pondo ng cash sa lahat ng oras. Gayunpaman, ang mga error sa pag-record at pagnanakaw ay maaaring magresulta sa pagkakaiba-iba mula sa paunang halaga ng pagpopondo.
Kapag ang balanse ng cash sa maliit na pondo ng cash ay bumaba sa isang sapat na kaunting antas, ang maliit na tagapag-alaga ng cash ay nalalapat para sa mas maraming pera mula sa kahera. Ito ay kumukuha ng form ng isang buod ng lahat ng mga resibo na naipon ng tagapag-alaga. Lumilikha ang kahera ng isang bagong tseke sa halaga ng mga resibo, at ipinagpapalit ang tseke para sa mga resibo. Ang entry ng maliit na cash journal ay isang debit sa maliit na cash account at isang kredito sa cash account.
Pinupunan ng maliit na tagapag-alaga ng cash ang maliit na drawer o kahon ng kahon, na dapat maglaman ngayon ng orihinal na halaga ng cash na itinalaga para sa pondo. Lumilikha ang kahera ng isang entry sa journal upang maitala ang mga maliit na resibo ng cash. Ito ay isang kredito sa maliit na cash account, at marahil ay mga pag-debit sa maraming magkakaibang mga gastos sa gastos, tulad ng account sa mga gamit sa tanggapan (depende sa binili gamit ang cash). Ang balanse sa maliit na cash account ay dapat na kapareho ngayon ng halagang nagsimula ito.
Sa katotohanan, ang balanse sa maliit na cash account ay mas mataas kaysa sa halaga ng cash na aktwal na sa maliit na kahon ng cash, dahil ang cash sa kahon ay patuloy na binabayaran. Gayunpaman, ang pagkakaiba ay napakaliit na ganap na hindi mahalaga sa mga resulta sa mga pahayag sa pananalapi. Kaya, ang pagkakaiba ay nagkakasundo lamang kapag ang maliit na kahon ng cash ay dapat na muling punan.
Halimbawa ng Petty Cash Accounting
Ang isang kumpanya ay nagtatakda ng isang maliit na pondo ng salapi at sa simula ay pinopondohan ito ng $ 300. Ang entry ay:
