Disenyo ng system ng accounting
Ang Disenyo ng Mga Sistema ng Accounting
Ang sistema ng accounting ay mahalagang isang database ng impormasyon tungkol sa mga transaksyon sa negosyo. Ang pangunahing paggamit ng isang database ay bilang isang mapagkukunan ng impormasyon, kaya ang sistema ng accounting ay kailangang idisenyo sa paraang epektibo sa pagbibigay ng kinakailangang impormasyon. Ang mga pangunahing kadahilanan sa disenyo ng sistema ng accounting ay ang mga sumusunod:
Single o doble na entry. Ang isang napakaliit na negosyo ay nagpapatakbo lamang sa pamamagitan ng pagrekord ng mga cash resibo at pagbabayad sa checkbook nito. Kilala ito bilang isang solong sistema ng pagpasok, at sapat lamang kung ang isang may-ari ng negosyo ay walang interes na malaman ang tungkol sa dami ng mga assets at pananagutang pananagutan ng isang negosyo. Ang solong sistema ng pagpasok ay lubos na simple, ngunit maaaring sapat. Ang dobleng sistema ng pagpasok ay idinisenyo upang maitala hindi lamang ang mga benta at gastos, kundi pati na rin ang mga assets, pananagutan, at equity ng mga shareholder, at sa gayon ay nagbibigay ng mas maraming impormasyon. Ang sistemang dobleng pagpasok ay nangangailangan ng higit na kasanayan sa pagtatala ng mga transaksyon, at ginagamit ng lahat ng mas malalaking mga organisasyon.
Batayan ng cash o accrual. Ang batayan ng cash ng accounting ay nagtatala lamang ng mga transaksyon bilang cash na natanggap o ginugol, habang ang accrual basis ay nagtatala ng mga transaksyon kung kailan dapat makilala, hindi alintana ang mga pagbabago sa cash. Ang batayan ng accrual ay kinakailangan upang sumunod sa alinman sa mga balangkas sa accounting, tulad ng Pangkalahatang Natanggap na Mga Prinsipyo sa Accounting o Mga Pamantayan sa Pag-uulat ng Pinansyal na Internasyonal. Kung inaasahan mong kailangan mo ng na-audit na mga pahayag sa pananalapi sa hinaharap, gamitin ang accrual na batayan ng accounting.
Ang istraktura ng code ng account. Ang istraktura ng code ng account ay ang pagtatalaga ng bilang o alphanumeric na ibinigay sa bawat account kung saan nakaimbak ang impormasyon. Ang isang mahabang code ng account, tulad ng isa na may pitong o higit pang mga digit, ay nagbibigay-daan para sa isang mahusay na pakikitungo sa tiyak na pag-iingat ng record. Gayunpaman, nangangailangan din ito ng mas maraming trabaho upang mapanatili, at mayroong isang mas mataas na peligro na ang impormasyon ay maling nai-code sa mga maling account. Kaya, sa pangkalahatan ay pinakamahusay na panatilihin ang pagiging kumplikado (ibig sabihin, haba) ng istraktura ng account code sa isang minimum. Maaaring malaman ng mas maliliit na samahan na kasing maliit ng istraktura ng code ng tatlong digit na account ay sapat para sa pagrekord ng impormasyon, habang ang mas malaki, mga multi-division na entity ay maaaring mangailangan ng mas kumplikadong mga istruktura ng code.
Mga ginamit na account. Dapat kang magpasya kung aling mga account ang lilikha. Sa isang minimum (para sa isang dobleng pagpasok ng system ng accrual) kakailanganin mo ng mga account para sa cash, mga account na matatanggap, imbentaryo, naayos na mga assets, mga account na mababayaran, naipon na pananagutan, equity, kita, gastos ng mga kalakal na naibenta, at mga gastos sa pangangasiwa. Gayunpaman, kahit na ang isang mas maliit na negosyo ay nangangailangan ng maraming beses sa bilang ng mga account upang mapanatili ang sapat na pagsubaybay sa mga pagpapatakbo nito. Sa partikular, malamang na kinakailangan upang mapanatili ang isang bilang ng iba't ibang mga account sa gastos, upang masusing suriin ang mga gastos.
Representasyon ng dibisyon. Ang isang mas malaking negosyo ay maaaring magpatibay ng isang karaniwang hanay ng mga account at magtiklop sa mga ito para sa bawat isa sa mga subsidiary nito. Maaari din itong kinakailangan para sa mga indibidwal na linya ng produkto o pasilidad. Ang antas ng detalyadong detalyadong ito ay kadalasang karaniwan kapag nagpapatakbo ang isang negosyo ng isang system na nagkakahalaga ng gastos na batay sa aktibidad.
Mga ulat. Ang impormasyong nakaimbak sa sistema ng accounting ay dapat na pinagsama-sama sa isang sistema ng mga ulat na ginagamit alinman upang maipakita ang mga resulta sa pananalapi at posisyon ng isang negosyo, o upang magbigay ng mas tiyak na mga ulat ng mga resulta sa pananalapi. Marami sa mga ulat na ito ay naka-pack na kasama ang mga package ng software ng accounting, kahit na ang isang negosyo ay maaaring magkaroon ng mga espesyal na pangangailangan na tumatawag para sa mga naka-disenyo na ulat.
Pamamaraan. Ang isang accounting system ay hindi paandar hanggang sa mayroong isang hanay ng mga pamamaraan sa lugar na nagpapakita ng mga gumagamit kung paano patakbuhin ang system. Ang mas karaniwan sa mga pamamaraang ito ay karaniwang nai-dokumento sa ilang detalye at ibinibigay sa mga empleyado sa pamamagitan ng mga pormal na sesyon ng pagsasanay.
Mga Kontrol. Ang isang bilang ng mga kontrol sa accounting ay kinakailangan upang matiyak na ang isang sistema ng accounting ay nagpapatakbo sa paraang inilaan. Ang mga kontrol na ito ay magiging tukoy sa kumpanya, at maaaring tumawag para sa pakikilahok ng mga auditor ng kumpanya o isang consultant sa labas upang matiyak na ang hanay ng mga kontrol na na-install ay naaangkop para sa pagpapatakbo ng negosyo.
Marami sa mga isyu na nabanggit lamang ay napakahalaga na dapat mong makuha ang mga ito mula pa sa simula, o nasa panganib na muling itayo ang buong sistema ng accounting sa susunod na petsa upang mapaunlakan ang anumang mga kinakailangang pagbabago. Sa partikular, pinakamahusay na agad na kumuha ng isang dobleng entry bookkeeping system at accrual accounting.
