Paano mag-set up ng isang payable system na account
Ang isang system na babayaran na account ay binabayaran ang mga bayarin ng isang negosyo sa isang organisadong pamamaraan. Ang mga layunin ng sistemang ito ay upang gumawa ng mga pagbabayad sa isang napapanahong paraan at upang mabayaran ang mga tamang halaga sa mga tamang tagapagtustos. Ang mga sumusunod na hakbang ay maaaring magamit upang mai-set up ang naturang system:
Piliin ang software. Bumili ng isang pakete ng software ng accounting sa labas ng istante na naglalaman ng isang mababayarang module ng mga account. Maghanap para sa mga karaniwang tampok tulad ng kakayahang mag-set up ng karaniwang impormasyon sa pagbabayad para sa bawat supplier, makita ang mga dobleng invoice, samantalahin ang maagang mga diskwento sa pagbabayad, at gumawa ng mga elektronikong pagbabayad.
I-set up ang mga supplier. Ipasok sa vendor master file sa software ang mga pangalan, address, termino sa pagbabayad, at default na pangkalahatang mga account ng gastos ng ledger na nalalapat sa bawat supplier.
Ipasok ang mga invoice. Ipasok ang bawat invoice sa system na mababayaran ng mga account. Kasama sa paggawa nito ang pagpasok ng petsa ng invoice (hindi ang petsa ng resibo) at ang babayaran na halagang.
Aprubahan ang mga invoice. Lumikha ng isang system na alinman sa mga tagapamahala nang paisa-isa na aprubahan ang bawat invoice ng tagatustos pagdating nito, o gumamit ng mga negatibong pag-apruba, kung saan aabisuhan lamang ng mga tagapamahala ang mga kawani na maaaring bayaran kung hindi nila aprubahan ang isang pagbabayad. Ang isang sistema ng pamamahala ng daloy ng trabaho ay maaaring isama sa system upang masubaybayan ang katayuan ng mga pag-apruba.
Pagbabayad ng iskedyul. Gumawa ba ng pagsubok upang mai-print mula sa software ang isang listahan ng lahat ng mga invoice na dapat bayaran, at i-verify na kasama sa ulat ang lahat ng mga invoice na dapat bayaran sa loob ng napiling saklaw ng petsa.
Subukan ang isang pagpapatakbo ng tseke. Suriin sa software ang lahat ng naaprubahang pagbabayad, at mag-print ng isang pangkat ng mga tseke upang mabayaran ang mga invoice na ito. Tiyaking binabayaran lamang ng system ang mga tsek na napili.
Mga tseke sa pag-sign. Italaga ang isang tao upang maging pangunahing lagda ng tseke, pati na rin ang ibang tao na maging backup na lumalagda ng tseke. Ipaalam sa mga taong ito ang kanilang mga tungkulin sa pagsusuri sa backup na dokumentasyon na nakakabit sa bawat tseke.
Saklaw ng mga naunang hakbang ang mga pangunahing pagkilos na kasangkot sa kung paano maproseso ang mga dapat bayaran sa pamamagitan ng isang system na babayaran ang mga account. Ang mga sumusunod na karagdagang item ay maaaring isama dito:
Pagtutugma ng three way. Maaaring kailanganin na magkaroon ng isang payable clerk match supplier invoice sa mga nauugnay na order ng pagbili ng kumpanya at anumang pagtanggap ng mga dokumento. Maaaring kailanganin ang pagtutugma na ito upang matiyak na magbabayad lamang ang negosyo para sa maayos na pinahintulutan at natanggap na mga item.
Mga ulat sa gastos. Mag-set up ng isang system na nangangailangan ng mga empleyado na magsumite ng mga form ng ulat sa gastos, kung saan naka-attach ang mga resibo para sa anumang mga item na binili nila. Ang sistemang ito ay maaaring magsama ng isang hanay ng mga patakaran sa paglalakbay na namamahala sa kung aling mga gastos ang ibabalik.
Mga kard sa pagkuha. Mag-set up ng isang sistema kung saan ang mga pagkuha ng kard ay ibinibigay sa isang pagpipilian ng mga empleyado, na pinahintulutan na gumawa ng mga pagbili gamit ang mga kard sa ngalan ng kumpanya. Magsama ng mga pamamaraan para sa pagsusuri sa mga pahayag ng card para sa mga pagkakamali, at pagsusumite ng ganap na nasuri na mga pahayag sa mga kawani na maaaring bayaran para sa pagproseso ng pagbabayad.
Maaaring kailanganin din upang magdagdag ng isang pagpipilian ng mga kontrol sa system na babayaran, upang mabawasan ang panganib na magawa ang labis na pagbabayad.
