cdestem.com

Ang mga kontrol sa natanggap na mga account ay talagang nagsisimula sa paunang paglikha ng isang invoice ng customer, dahil dapat mong i-minimize ang maraming mga isyu sa panahon ng paglikha ng mga natanggap na account bago ka magkaroon ng isang komprehensibong hanay ng mga kontrol sa pangunahing asset na ito. Saklaw ng mga kontrol ang wastong pagpapanatili ng mga account na matatanggap, at ang kanilang pag-aalis sa pamamagitan ng alinman sa mga pagbabayad mula sa mga customer o ang pagbuo ng mga memo ng kredito. Ang mga pangunahing kontrol na dapat isaalang-alang ay:

• Nangangailangan ng pag-apruba sa kredito bago ipadala. Magkakaroon ka ng mga problema sa pagkolekta ng mga account na matatanggap kung ang isang order ay naipadala sa isang customer na may isang masamang credit rating. Samakatuwid, kailanganin ang pirmadong pag-apruba ng departamento ng kredito sa lahat ng mga order sa pagbebenta sa isang tiyak na halaga ng dolyar.
• I-verify ang mga tuntunin sa kontrata. Kung may mga hindi pangkaraniwang mga tuntunin sa pagbabayad, i-verify ang mga ito bago lumikha ng isang invoice. Kung hindi man, ang mga natanggap na account ay maglalaman ng mga invoice na tinatanggihan ng mga customer na bayaran.
• Mga invoice ng Proofread. Kung ang isang invoice para sa isang malaking halaga ng dolyar ay naglalaman ng isang error, ang customer ay maaaring magkaroon ng bayad hanggang magpadala ka ng isang nabagong invoice. Isaalang-alang ang paghingi ng pag-proofread ng mas malalaking mga invoice upang mapagaan ang problemang ito.
• Pahintulutan ang mga memo ng kredito. Ang mga taong may access sa mga papasok na pagbabayad ng customer ay maaaring maharang ang papasok na cash at pagkatapos ay lumikha ng isang memo ng kredito upang masakop ang kanilang mga track. Ang isang hakbang sa pag-iwas sa problemang ito ay upang mangailangan ng pormal na pag-apruba ng isang tagapamahala para sa mga memo ng kredito, na pagkatapos ay mapatunayan sa susunod na petsa ng panloob na kawani ng pag-audit. Huwag gawin ang kontrol na ito nang labis at mangangailangan ng pag-apruba para sa napakaliit na mga memo sa kredito - payagan ang kawani sa accounting na lumikha ng maliliit nang walang pag-apruba, linisin lamang ang maliit na natitirang balanse sa account.
• Paghigpitan ang pag-access sa software ng pagsingil. Tulad ng nabanggit lamang, ang isang tao ay maaaring maharang ang mga papasok na bayad mula sa mga customer at itago ang pagnanakaw gamit ang isang memo ng kredito. Dapat mong protektahan ang password ng pag-access sa software ng pagsingil upang maiwasan ang ipinagbabawal na pagbuo ng mga memo ng kredito.
• Paghiwalayin ang mga tungkulin. Tulad ng nabanggit lamang, walang sinuman ang dapat na hawakan ang papasok na mga pagbabayad ng customer at lumikha ng mga memo ng kredito, o kung hindi man ay makakakuha sila ng pera at masakop ang kanilang mga track sa mga memo ng kredito. Samakatuwid, italaga ang mga gawaing ito sa iba't ibang mga tao.
• Suriin ang mga natanggap na tala sa journal. Ang mga natanggap na transaksyon sa account ay halos palaging dumadaan sa isang sales journal sa accounting software na bumubuo ng sarili nitong mga entry sa accounting. Samakatuwid, dapat ay hindi kailanman magiging isang manwal na entry sa journal sa mga account na matatanggap na account. Dapat mong maimbestigahan nang mabuti ang mga entry na ito.
• Mga packet ng invoice ng audit. Matapos makumpleto ang mga invoice, dapat mayroong isang packet sa file na naglalaman ng order ng benta, pahintulot sa credit, bill of lading, at isang kopya ng invoice. Dapat suriin ng panloob na kawani ng pag-audit ang isang pagpipilian ng mga packet na ito upang mapatunayan na maayos na nasuri ng tagapamahala ng pagsingil ang lahat ng sumusuporta sa mga papeles at wastong nakabuo ng isang invoice.
• Itugma ang mga pagsingil sa log ng pagpapadala. Posibleng maipadala ang mga item nang walang kaukulang invoice, o kabaligtaran. Upang makita ang mga sitwasyong ito, ihambing ng panloob na kawani ng pag-audit ang mga pagsingil sa log ng pagpapadala, at siyasatin ang anumang mga pagkakaiba.
• I-audit ang aplikasyon ng mga cash resibo. Ang kawani sa accounting ay maaaring maling mag-apply ng mga resibo ng cash upang buksan ang mga invoice, marahil ay hindi kahit na inilalapat ang mga ito sa mga account ng mga tamang customer. Panatilihin ang panloob na kawani ng pag-audit ng isang seleksyon ng mga resibo ng cash sa mga invoice ng customer upang mapatunayan ang wastong aplikasyon ng cash.

Ang mga item na ito ay bumubuo ng mga pangunahing kontrol na matatanggap ng mga account. Ang isang kumpanya na may isang dalubhasang sistema ng matatanggap ay maaaring mangailangan na magpatupad ng karagdagang mga kontrol, o maaaring hindi kailangan ng ilan sa mga item na nakalista dito.