Mga pangunahing kaalaman sa accounting sa pananalapi

Nagbibigay ang artikulong ito ng isang pangkalahatang ideya ng mga pangunahing kaalaman sa pampinansyal na accounting para sa hindi accountant. Ang oryentasyon nito ay patungo sa pagtatala ng impormasyong pampinansyal tungkol sa isang negosyo.

Una, ano ang ibig nating sabihin sa accounting na "pampinansyal"? Ito ay tumutukoy sa pagtatala ng impormasyon tungkol sa pera. Sa gayon, pag-uusapan namin ang tungkol sa pagbibigay ng isang invoice sa isang tao, pati na rin ang kanilang pagbabayad ng invoice na iyon, ngunit hindi namin tutugunan ang anumang pagbabago sa halaga ng pangkalahatang negosyo ng isang kumpanya, dahil ang huling sitwasyon ay hindi nagsasangkot ng isang tukoy na transaksyon na kinasasangkutan ng pera.

Ang isang "transaksyon" ay isang kaganapan sa negosyo na may epekto sa pera, tulad ng pagbebenta ng mga kalakal sa isang customer o pagbili ng mga supply mula sa isang tagapagtustos. Sa pinansiyal na accounting, ang isang transaksyon ay nagpapalitaw ng pagtatala ng impormasyon tungkol sa pera na kasangkot sa kaganapan. Halimbawa, maitatala namin sa mga talaan ng accounting ang mga kaganapang (kaganapan) tulad ng:

  • Nagkakaroon ng utang mula sa isang nagpapahiram

  • Ang resibo ng isang ulat sa gastos mula sa isang empleyado

  • Ang resibo ng isang invoice mula sa isang supplier

  • Pagbebenta ng mga paninda sa isang customer

  • Nagpapadala ng buwis sa pagbebenta sa gobyerno

  • Pagbabayad ng sahod sa mga empleyado

  • Pag-iiwan ng mga buwis sa payroll sa gobyerno

Itinatala namin ang impormasyong ito sa "mga account." Ang isang account ay isang hiwalay, detalyadong tala tungkol sa isang tukoy na item, tulad ng mga paggasta para sa mga gamit sa opisina, o mga account na matatanggap, o mga account na babayaran. Maaaring maraming mga account, kung saan ang pinaka-karaniwan ay:

  • Pera. Ito ang kasalukuyang balanse ng cash na hawak ng isang negosyo, karaniwang sa pagsuri o pagtitipid ng mga account.

  • Mga natatanggap na account. Ito ang mga benta sa kredito, kung saan dapat bayaran ng mga customer sa susunod na petsa.

  • Imbentaryo. Ito ang mga item na gaganapin sa stock, para sa huli ay maibenta sa mga customer.

  • Naayos na mga assets. Ito ang mga mas mahal na assets na pinaplanong gamitin ng negosyo sa maraming taon.

  • Mga account na mababayaran. Ito ang mga pananagutang mababayaran sa mga supplier na hindi pa nababayaran.

  • Naipon na gastos. Ito ang mga pananagutan na kung saan ang negosyo ay hindi pa nasisingil, ngunit kung saan sa huli ay kailangang magbayad.

  • Utang. Ito ay cash loaned sa negosyo ng ibang partido.

  • Equity. Ito ang interes ng pagmamay-ari sa negosyo, na kung saan ay ang founding capital at anumang kasunod na kita na napanatili sa negosyo.

  • Kita. Ito ang mga benta na ginawa sa mga customer (pareho sa kredito at cash).

  • Nabenta ang halaga ng mga bilihin. Ito ang gastos ng mga kalakal o serbisyong ipinagbibili sa mga customer.

  • Mga gastos sa pamamahala. Ito ay iba't ibang mga gastos na kinakailangan upang magpatakbo ng isang negosyo, tulad ng sahod, upa, mga utility, at mga gamit sa opisina.

  • Mga buwis sa kita. Ito ang mga buwis na binabayaran sa gobyerno sa anumang kita na nakuha ng negosyo.

Paano kami maglalagay ng impormasyon tungkol sa mga transaksyon sa mga account na ito? Mayroong dalawang paraan upang magawa ito:

  • Mga entry sa module ng software. Kung gumagamit ka ng accounting software upang maitala ang mga transaksyong pampinansyal sa accounting, marahil ay may mga on-line na form na maaari mong punan para sa bawat isa sa mga pangunahing transaksyon, tulad ng paglikha ng isang customer o invoice o pagrekord ng isang invoice ng tagapagtustos. Sa tuwing pinupunan mo ang isa sa mga form na ito, awtomatikong inilalagay ng software ang mga account para sa iyo.

  • Mga entry sa journal. Maaari mong ma-access ang isang form ng entry sa journal sa iyong accounting software, o lumikha ng isang journal sa pamamagitan ng kamay. Mayroong isang mahusay na pakikitungo sa mga entry sa journal. Sa madaling sabi, ang isang entry sa journal ay dapat palaging nakakaapekto sa isang minimum na dalawang mga account, na may isang entry sa debit na naitala laban sa isang account at isang credit entry laban sa isa pa. Maaaring maraming higit pa sa dalawang mga account, ngunit ang kabuuang halaga ng mga debit ng dolyar ay dapat na katumbas ng kabuuang halaga ng mga kredito. Tingnan ang artikulo sa mga entry sa journal para sa karagdagang impormasyon.

Ang mga account ay nakaimbak sa pangkalahatang ledger. Ito ang master set ng lahat ng mga account, kung saan nakaimbak ang lahat ng mga transaksyon sa negosyo na naipasok sa mga account na may mga entry sa journal o mga entry ng module ng software. Kaya, ang pangkalahatang ledger ay ang iyong go-to document para sa lahat ng detalyadong impormasyon sa accounting tungkol sa pananalapi tungkol sa isang negosyo.

Kung nais mong maunawaan ang detalye para sa isang partikular na account, tulad ng kasalukuyang halaga ng mga natanggap na account na natitira, maa-access mo ang pangkalahatang ledger para sa impormasyong ito. Bilang karagdagan, ang karamihan sa mga pakete ng software ng accounting ay nagbibigay ng isang bilang ng mga ulat na nagbibigay sa iyo ng mas mahusay na pananaw sa negosyo kaysa sa pagbabasa lamang ng mga account. Sa partikular, may matatanggap na mga account na matatanggap at may edad na mga account na maaaring bayaran na mga ulat na kapaki-pakinabang para sa pagtukoy ng kasalukuyang listahan ng mga hindi nakolektang account na matatanggap at hindi nababayarang mga account, ayon sa pagkakabanggit.

Ang pangkalahatang ledger din ang mapagkukunang dokumento para sa mga pahayag sa pananalapi. Mayroong maraming mga pahayag sa pananalapi, na kung saan ay:

  • Sheet ng balanse. Inililista ng ulat na ito ang mga assets, liability, at equity ng negosyo hanggang sa petsa ng ulat.

  • Pahayag ng kita. Inililista ng ulat na ito ang mga kita, gastos, at kita o pagkawala ng negosyo sa isang tukoy na tagal ng panahon.

  • Pahayag ng cash flow. Inililista ng ulat na ito ang cash na pag-agos at pag-agos na nabuo ng negosyo sa isang tukoy na tagal ng panahon. Maaari itong mai-format gamit ang direktang pamamaraan o ang hindi direktang pamamaraan.

Ang iba pang mga hindi gaanong ginagamit na elemento ng mga pahayag sa pananalapi ay ang pahayag ng mga napanatili na kita at isang malaking bilang ng mga kasamang pagsisiwalat.

Sa buod, ipinakita namin na ang pinansiyal na accounting ay nagsasangkot ng pagtatala ng mga transaksyon sa negosyo sa mga account, na kung saan ay naibubuod sa pangkalahatang ledger, na kung saan ay ginagamit upang lumikha ng mga pahayag sa pananalapi.