Pagtutugma ng three-way
Ang pagtutugma ng three-way ay isang diskarte sa pag-verify ng pagbabayad para matiyak na wasto ang isang invoice ng tagapagtustos. Kapag ang departamento ng mga nagbabayad ay nakatanggap ng isang invoice mula sa isang tagapagtustos, tumutugma ito sa sumusunod na impormasyon:
Ang impormasyon sa invoice ng tagapagtustos sa isang kopya ng nauugnay na order ng pagbili na naipasa dito ng departamento ng pagbili. Nakasaad sa order ng pagbili ang dami at presyo kung saan sumang-ayon ang kumpanya na bumili ng mga kalakal o serbisyong nakasaad sa invoice ng tagapagtustos.
Ang invoice ng tagatustos sa pagtanggap ng dokumentasyon na ipinasa sa departamento ng accounting ng departamento ng pagtanggap, upang matiyak na natanggap ang mga kalakal, na ang mga ito ay nasa wastong dami, at na ang mga ito ay nasa mabuting kalagayan.
Kaya, ang konsepto na "three-way match" ay tumutukoy sa pagtutugma ng tatlong mga dokumento - ang invoice, ang order ng pagbili, at ang tumatanggap na ulat - upang matiyak na dapat magbayad. Ginagamit ang pamamaraan upang matiyak na ang mga awtorisadong pagbili lamang ang nababalik, sa gayon pinipigilan ang pagkalugi sanhi ng pandaraya at kawalang-ingat.
Kung ang three-way match na ito ay isiniwalat na ang invoice ng tagapagtustos ay nasa maayos na pagkakasunud-sunod, pagkatapos ay iproseso ng mga babayaran na kawani ng account ang invoice para sa pagbabayad. Kung hindi, nakikipag-ugnay ang kawani sa supplier tungkol sa anumang mga isyu na nahanap nito, na maaaring magresulta sa pagpapalabas ng isang nabagong invoice o marahil isang memo ng kredito ng tagapagtustos.
Ang konsepto ng three-way match ay mayroong mga problema. Napakatindi ng pagtatrabaho, at maaaring mahirap maipon ang kinakailangang impormasyon, na maaaring magresulta sa naantalang pagbabayad habang naghahanap ang mga nababayarang tauhan ng kawani para sa nawawalang impormasyon. Ang mga pagkaantala ay maaaring makainis ng mga supplier, at pipigilan din ang isang kumpanya na kumuha ng mga maagang diskwento sa pagbabayad. Maaari mong gawing mas mahusay ang pagtutugma ng three-way sa pamamagitan ng:
Hindi kasama ang maliit na dolyar at paulit-ulit na mga invoice mula sa pagtutugma ng kinakailangan.
Pinapayagan ang mga nagbabayad na kawani ng account na aprubahan ang mga invoice kung ang mga presyo at yunit na nakalista sa supplier invoice ay nasa loob ng ilang porsyento ng mga halagang itinalaga sa order ng pagbili.
Mayroon ding mga automated na three-way na pagtutugma ng mga solusyon na magagamit na nangangailangan ng paggamit ng ganap na isinama na mga sistema ng pagpaplano ng mapagkukunan ng enterprise, ngunit kahit na ang mga solusyon na ito ay sisimulan ang ilang mga transaksyon kung saan nabigo ang awtomatikong solusyon, na nangangailangan ng manu-manong pagsisiyasat ng mga pagkakaiba. Ang mga awtomatikong system na ito ay napakamahal na hindi sila isang mabubuhay na solusyon para sa mas maliit na mga negosyo.
