Linisin ang master file ng vendor
Ang master file ng vendor ay ang lalagyan ng isang malaking halaga ng impormasyon tungkol sa mga tagapagtustos ng isang kumpanya, na ginagamit para sa pagbabayad ng mga invoice ng tagapagtustos at ang pagpapalabas ng mga order sa pagbili. Kapag ang isang negosyo ay mayroong kahit isang maliit na bilang ng mga tagapagtustos, isang makabuluhang bilang ng mga pagkakamali ay unti-unting gumapang sa vendor master file. Narito ang isang bilang ng mga iminungkahing paraan upang linisin ang file:
Sa isang regular na batayan, mag-print ng isang ulat para sa bawat supplier na nagpapakita ng bawat patlang na ginagamit sa master file ng vendor. I-scan ang ulat para sa nawawalang impormasyon sa mas mahahalagang larangan, tulad ng mga code sa buwis at mga numero ng pagkakakilanlan ng nagbabayad ng buwis (TIN).
I-print ang isang listahan ng mga supplier, pinagsunod-sunod ayon sa pangalan, at hanapin ang mga dobleng pangalan na nagpapahiwatig ng pagkakaroon ng mga duplicate na tala. Tukuyin kung alin sa mga talaang ito ang mai-archive at i-flag ang mga ito upang hindi magamit muli.
I-print ang isang ulat na nagpapakita ng mga pagbabayad sa mga supplier sa nakaraang dalawang taon. Kung walang aktibidad sa panahong iyon, i-flag ang nauugnay na mga file ng master ng vendor na naka-archive.
Paghambingin ang naitala na mga numero ng pagkakakilanlan ng nagbabayad ng buwis para sa pinakabagong mga tagapagtustos sa programa ng pagtutugma ng TIN sa IRS website upang mapatunayan na ang naitala na mga numero ay tama. I-update ang anumang impormasyon na hindi tama.
