Pamamaraan ng mga resibo ng cash
Ang proseso ng pagtanggap ng cash ay lubos na binago, dahil ang gawain ng pagproseso ng mga tseke ay puno ng mga kontrol. Kinakailangan ang mga ito upang matiyak na ang mga tseke ay naitala nang tama, idineposito kaagad, at hindi ninakaw o binago saanman sa proseso. Ang pamamaraan para sa pagproseso ng mga resibo ng tseke ay nakabalangkas sa ibaba:
Itala ang mga tseke at cash. Kapag dumating ang pang-araw-araw na paghahatid ng mail, itala ang lahat ng natanggap na mga tseke at cash sa listahan ng mga resibo ng tseke sa mailroom. Para sa bawat natanggap na tseke, isulat sa form ang pangalan ng nagbabayad na partido, ang numero ng tseke at ang halagang binayaran. Kung ang resibo ay cash, pagkatapos ay sabihin ang pangalan ng nagbabayad na partido, suriin ang "cash?" kahon, at ang halagang binayaran. Kapag nakumpleto na ang lahat ng mga item sa linya, ipasok ang kabuuang halaga sa patlang na "kabuuang mga resibo" sa ilalim ng form. Lagdaan ang form at isulat ang petsa kung saan natanggap ang mga tseke at cash. Gayundin, selyo ang "para sa deposito lamang" at ang numero ng bank account ng kumpanya sa bawat natanggap na tseke; ginagawang mas mahirap para sa isang tao na kumuha ng isang tseke at ideposito ito sa ilang iba pang bank account.
Ipasa ang mga pagbabayad. Ipasok ang lahat ng mga tseke, cash, at isang kopya ng listahan ng resibo ng tseke sa mailroom sa isang ligtas na pouch ng mail na interoffice. Ipadala ito sa kamay sa cashier sa departamento ng accounting. Ang cashier ay tumutugma sa lahat ng mga item sa lagayan sa listahan ng resibo ng tseke sa mailroom, nagpapasimula ng isang kopya ng listahan, at ibabalik ang kopya sa pamamagitan ng interoffice mail sa mailroom. Ang kawani ng mailroom ay nagsasampa ng paunang kopya ayon sa petsa.
Mag-apply ng cash sa mga invoice. I-access ang accounting software, tawagan ang mga hindi nabayarang mga invoice para sa nauugnay na customer, at ilapat ang cash sa mga invoice na nakalagay sa payo sa pagpapadala na kasabay ng bawat pagbabayad mula sa customer. Kung walang indikasyon kung aling invoice ang dapat i-credit, itala ang pagbabayad alinman sa isang hiwalay na account ng suspense, o bilang hindi naipatupad ngunit sa loob ng account ng customer kung saan nagmula ito. Sa huling sitwasyon, gumawa ng isang photocopy ng tseke at panatilihin ito para sa mga layunin ng aplikasyon sa ibang araw, upang ang tseke ay mai-deposito pa rin sa kasalukuyang petsa.
Mag-record ng iba pang cash (opsyonal). Ang ilang mga cash o tseke ay darating paminsan-minsan na hindi nauugnay sa mga hindi nabayarang account na matatanggap. Halimbawa, maaaring may prepayment ng isang customer, o ang pagbabalik ng isang deposito. Sa mga kasong ito, itala ang resibo sa accounting system, kasama ang wastong dokumentasyon ng dahilan para sa pagbabayad.
Mag-deposito ng pera. Itala ang lahat ng mga tseke at cash sa isang deposit slip. Ihambing ang kabuuan sa slip ng deposito sa halagang nakasaad sa listahan ng mga resibo ng tseke sa mailroom, at pagsamahin ang anumang mga pagkakaiba. Pagkatapos iimbak ang mga tseke at cash sa isang naka-lock na lagayan at dalhin ito sa bangko.
Tugma sa resibo sa bangko. Sa pagtanggap ng mga tseke at cash, ang bangko ay naglalabas ng isang resibo para dito. Ang isang tao maliban sa kahera ay dapat ihambing ang resibo na ito sa halaga sa deposit slip at magkasundo ang anumang mga pagkakaiba. Maaaring kapaki-pakinabang na i-staple ang resibo sa isang kopya ng deposit slip at i-file ang mga dokumento, bilang patunay na nakumpleto ang hakbang sa pagtutugma.
