Dunning sulat
Ang isang dunning letter ay isang notification na ipinadala sa isang customer, na nagsasaad na ito ay labis na sa pagbabayad ng isang account na matatanggap sa nagpadala. Karaniwang sinusundan ng mga titik na Dunning ang isang pag-unlad mula sa mga magagalang na paalala sa higit na mahigpit na mga pangangailangan para sa pagbabayad, kung ang customer ay patuloy na hindi tumutugon sa pagbabayad. Ang mga unang ilang liham na ipinadala sa isang customer ay dapat magalang, sa teorya na ang customer ay hindi pinansin ang pagbabayad, at nais ng kumpanya na panatilihin ang mabuting kalooban para sa hinaharap na negosyo.
Gayunpaman, sa paglipas ng mas maraming oras, nagsisimula ang kumpanya na baguhin ang palagay nito na gumawa ng karagdagang negosyo sa customer, at sa gayon ay may posibilidad na maibawas ang halaga ng kagandahang-loob ng customer na nais nitong panatilihin sa pabor na mabayaran ngayon. Hindi alintana ang tono ng liham, palaging sinasabi nito ang halagang dapat bayaran, ang petsa ng hindi bayad na invoice, ang bilang ng invoice, at anumang huli na multa sa pagbabayad o mga penalty na interes.
Sa ilang mga punto kasunod ng normal na petsa ng pagbabayad, ang pagiging epektibo ng pag-isyu ng mga dunning na sulat ay tatanggi, upang ang isang kumpanya ay ihinto ang kanilang paggamit at umasa sa mga personal na contact, abugado, at ahensya ng koleksyon.
Ang isang dunning na sulat ay maaaring tumagal ng iba't ibang mga pisikal na anyo. Ito ay orihinal na isang liham na maaaring maipadala sa pamamagitan ng regular na mail, nakarehistrong mail, o magdamag na paghahatid upang maiparating ang tumataas na pangangailangan ng kahilingan, pati na rin upang lumikha ng isang tala ng resibo (sa kaso ng rehistradong mail o magdamag na paghahatid) . Gayunpaman, ang isang dunning letter ay maaari ring ipadala bilang isang fax, e-mail, o kahit isang text message. Ang mga pamamaraang elektronikong paghahatid na ito ay maaaring maligaw (lalo na ang isang fax), at maaaring hindi kasing epektibo ng mas tradisyunal na pamamaraan na batay sa papel.
Ang mga titik ng Dunning ay madalas na nabuo ng isang computer, na walang input ng tao sa lahat. Ang system ay naka-configure upang magamit ang isang partikular na teksto kung ang pagbabayad ay hindi pa nagagawa sa loob ng isang tiyak na bilang ng mga araw, at pagkatapos ay gumamit ng ibang teksto para sa mga liham na nabuo matapos ang isang mas mahabang tagal ng panahon na lumipas nang walang bayad. Maaari itong maging mas mahusay na magsaka ang gawain ng paglikha at pag-isyu ng mga dunning na sulat sa isang third party.
Ang kawani ng kagawaran ng kredito ay maaaring pana-panahong baguhin ang tiyempo o nilalaman ng mga awtomatikong nabuong titik na ito, kung sa palagay nila ang ilang pagkakaiba-iba ay magpapabuti sa rate ng koleksyon. Magagawa ito sa pagsubok sa A-B, kung saan ang dalawang bersyon ng isang dunning na sulat ay inilabas, at ang pagiging epektibo ng bawat isa ay sinusubaybayan; kung ang isang bersyon ay nagreresulta sa higit pang mga pagbabayad sa customer, ang bersyon na iyon ay magiging bagong format ng default na titik na gagamitin.
Mayroong mga patakaran na namamahala sa antas ng banta na maaaring isama sa isang dunning na liham, nakasalalay sa hurisdiksyon ng gobyerno kung saan naninirahan ang customer, kaya kailangan mong iwasan ang labis na mahihirap na mga sulat sa pag-alam.
Ang isang dunning na liham ay hindi katulad ng isang pahayag sa katapusan ng buwan. Isang pahayag ang ipinadala sa lahat ng mga customer na mayroong mga hindi nabayarang mga invoice sa pagtatapos ng buwan. Kasama sa pahayag ang lahat ng mga invoice na hindi pa nabayaran, kahit na ang mga ito ay hindi pa dapat bayaran para sa pagbabayad. Ang pahayag ay hindi itinuturing na panliligalig, ngunit sa halip ay isang simpleng pahayag ng account bilang isang punto sa oras. Gayunpaman, isinasaalang-alang pa rin ito bilang isang tool sa koleksyon, dahil maaaring magresulta ito sa mga pagtatanong sa customer tungkol sa mga invoice na wala sila sa kanilang mga talaan, at samakatuwid ay hindi nila nabayaran.
