Mga dokumento ng mapagkukunan
Ang mga mapagkukunang dokumento ay pisikal na batayan kung saan naitala ang mga transaksyon sa negosyo. Ang mga mapagkukunang dokumento ay karaniwang pinanatili para magamit bilang ebidensya kapag sinuri ng mga tagasuri ang mga pahayag sa pananalapi ng isang kumpanya, at kailangang i-verify na ang mga transaksyon ay, sa katunayan, naganap. Karaniwan silang naglalaman ng sumusunod na impormasyon:
Isang paglalarawan ng isang transaksyon sa negosyo
Ang petsa ng transaksyon
Isang tiyak na halaga ng pera
Isang pirma na nagpapahintulot
Maraming mga mapagkukunang dokumento ay naitatak din upang ipahiwatig ang isang pag-apruba, o kung saan isusulat ang kasalukuyang petsa o ang mga account na gagamitin upang maitala ang napapailalim na transaksyon.
Ang isang mapagkukunang dokumento ay hindi dapat maging isang dokumento ng papel. Maaari rin itong maging elektronikong, tulad ng isang elektronikong tala ng mga oras na nagtrabaho ng isang empleyado, tulad ng pagpasok sa system ng pag-iingat ng oras ng isang kumpanya sa pamamagitan ng isang smartphone.
Ang mga halimbawa ng mga mapagkukunang dokumento, at ang kanilang mga kaugnay na transaksyon sa negosyo na lilitaw sa mga talaan sa pananalapi, ay:
Pahayag ng bangko. Naglalaman ito ng isang bilang ng mga pagsasaayos sa balanse ng libro ng kumpanya ng cash sa kamay na dapat na sanggunian ng kumpanya upang maiayos ang mga tala nito sa mga bangko.
Cash register tape. Maaari itong magamit bilang katibayan ng mga benta ng cash, na sumusuporta sa pagtatala ng isang transaksyon sa pagbebenta.
Resibo ng credit card. Maaari itong magamit bilang katibayan para sa isang pagbibigay ng mga pondo mula sa maliit na salapi.
Lockbox suriin ang mga imahe. Sinusuportahan ng mga imaheng ito ang pagtatala ng mga cash na resibo mula sa mga customer.
Packing slip. Inilalarawan nito ang mga item na naipadala sa isang customer, at sa gayon sinusuportahan ang pagtatala ng isang transaksyon sa pagbebenta.
Order sa pagbebenta. Ang dokumentong ito, kapag isinama sa isang bill ng lading at / o listahan ng pag-iimpake, ay maaaring magamit upang ma-invoice ang isang customer, na siya namang bumubuo ng isang transaksyon sa pagbebenta.
Invoice ng tagapagtustos. Ito ay isang mapagkukunang dokumento na sumusuporta sa pagpapalabas ng isang cash, tseke, o elektronikong pagbabayad sa isang tagapagtustos. Sinusuportahan din ng isang invoice ng tagapagtustos ang pagtatala ng isang gastos, item sa imbentaryo, o nakapirming pag-aari.
Time card. Sinusuportahan nito ang pagbibigay ng isang paycheck o elektronikong pagbabayad sa isang empleyado. Kung ang mga oras ng empleyado ay sinisingil sa mga customer, sinusuportahan din nito ang paglikha ng mga invoice ng customer.
Halimbawa, ang isang kumpanya ay nasa negosyo sa pagkonsulta. naipon nito ang impormasyong pinagtrabaho nang maraming oras mula sa mga timesheet ng empleyado, na kung saan ay kasama sa mga invoice ng customer na nagreresulta sa paglikha ng isang benta at mga tatanggap na transaksyon sa account. Kaya, sa sitwasyong ito, ang timesheet ay ang mapagkukunang dokumento para sa isang transaksyon sa pagbebenta.
Mayroong isang bilang ng mga posibleng kontrol na maaaring magamit upang mabawasan ang peligro na ang mga mapagkukunang dokumento ay hindi maayos na naitala sa isang accounting system. Ang isa sa mga mas karaniwang kontrol ay ang paunang numero na mga dokumento, upang ang mga nawawalang dokumento ay mas madaling masubaybayan. Ang isa pang kontrol ay upang pagsamahin ang mga balanse sa mga account sa mga sumusuportang pinagmulang dokumento upang makita kung ang alinman sa ilang mga dokumento ay hindi naitala, o kung ang ilang mga transaksyon na naitala sa mga account ay tila walang anumang sumusuporta sa mga mapagkukunang mapagkukunan.
Iba't ibang mga regulasyon na nag-uutos na ang ilang mga mapagkukunang dokumento ay mananatili sa loob ng maraming taon. Maaari ding maging maingat na panatilihin ang mga dokumentong ito anuman ang mga regulasyon, kung magbigay lamang ng katibayan sa kaganapan ng isang demanda, o upang magbigay ng mas mahusay na serbisyo sa customer. Para sa mga kadahilanang ito, ang isang kumpanya ay dapat na magpatibay ng isang patakaran sa pagkawasak ng dokumento na mahigpit na kinokontrol ang shredding o iba pang uri ng pag-aalis ng mga pinagmulang dokumento hanggang sa lumipas ang isang tiyak na bilang ng mga taon.
