Ang maliit na sistema ng cash
Ang isang maliit na sistema ng cash ay isang hanay ng mga patakaran, pamamaraan, kontrol, at form na ginagamit ng isang kumpanya upang maipamahagi ang cash para sa iba't ibang mga magkakaibang pangangailangan, tulad ng mga supply at serbisyo sa opisina. Ang pangunahing proseso ng pag-set up ng isang maliit na cash system ay:
Lokasyon. Magpasya sa mga lokasyon kung saan mai-install ang maliit na pondo ng salapi. Maaaring may isang solong isa para sa buong kumpanya, o marahil isa sa bawat gusali o departamento.
Pagpopondo. Magpasya sa laki ng maliit na pondo ng cash sa bawat lokasyon. Karaniwan ito sa saklaw na $ 100 hanggang $ 500. Dahil sa mataas na peligro ng maliit na pagnanakaw ng cash, sa pangkalahatan ay mas mabuti na huwag lumikha ng labis na malalaking maliit na pondo ng cash, kahit na ang mas maliit ay dapat na muling punan.
Custodian. Magtalaga ng mga maliit na tagapag-alaga ng cash. Karaniwan ang mga ito ay kawani ng administratibo na on-site halos lahat ng araw, at may sapat na mga kasanayan sa clerical upang mapanatili ang kinakailangang halaga ng pag-iingat ng record na may mataas na antas ng kawastuhan.
Mga Kahon. I-set up ang naka-lock na mga maliit na kahon ng cash o naka-lock na desk drawer, kasama ang isang supply ng mga maliit na cash voucher. Maaaring kailanganin upang lumikha ng isang alarma na tatunog kung ang isang kahon o drawer ay hindi wastong na-access.
Mga voucher. Bumili ng isang hanay ng mga maliit na voucher ng cash mula sa isang tindahan ng supply office. Hindi na kailangang lumikha ng isang pasadyang form.
Pondohan ang mga maliit na kahon ng cash. Ilipat ang itinalagang halaga ng cash sa bawat maliit na kahon ng cash, at itala ang paglipat sa pangkalahatang ledger bilang isang paggalaw ng cash sa isang hiwalay na maliit na cash account.
Pagsasanay. Sanayin ang mga maliit na tagapag-alaga ng cash sa kung paano susuriin ang mga kahilingan para sa kaunting cash, kung paano punan ang mga voucher kapalit ng mga pagbabayad sa cash, at kung kailan hihilingin ang kapalit na cash kung mababa ang antas ng cash.
Pagkakasundo. Gumawa ng isang pamamaraan kung saan pana-panahong sinusuri ng isang accounting ang halaga ng cash at mga resibo sa bawat maliit na kahon ng cash upang makita kung ang kabuuan ay tumutugma sa orihinal na halaga ng pondo na itinatag para sa kahon, at upang magkasundo ang anumang pagkakaiba-iba.
Replenishment at recordation. Gumawa ng isang pamamaraan kung saan pinupunan ng cashier ang halaga ng cash sa bawat maliit na kahon ng cash, tulad ng hiniling ng mga maliit na tagapag-ingat ng cash. Nagsasangkot din ito ng pagbubuod at pagtatala ng lahat ng paggasta sa pangkalahatang ledger.
Ang maliit na sistema ng cash ay dapat na isama ang isang sapat na bilang ng mga kontrol upang mapagaan ang mga peligro na ang maliit na cash ay ninakaw, o na ito ay bibigyan para sa hindi tamang mga kahilingan sa pagbabayad, o na ang mga maliit na paggasta sa cash ay hindi wastong naitala. Dapat mong pana-panahong suriin ang mga problema sa kontrol na lumitaw, upang makita kung ang sistema ng mga kontrol ay dapat na ayusin upang mabawasan ang panganib na mawala.
Ang maliit na sistema ng cash ay napalitan sa maraming mga kumpanya ng mga pagkuha ng card, na mga credit card na kinokontrol ng negosyo. Ang mga card ng pagkuha ay may natatanging bentahe ng pag-alis ng madaling ma-access na cash mula sa mga nasasakupang kumpanya. Ang isa pang kahalili ay ang pagbili ng mga empleyado ng mga item gamit ang kanilang sariling mga pondo at pagkatapos ay bayaran ang mga empleyado ng mga ulat sa gastos. Kung ginamit ang huli na pagpipilian, hikayatin ang mga empleyado na magsumite ng madalas ng mga ulat sa gastos, upang hindi sila pinondohan ng matagal sa paggasta ng kumpanya. Nangangahulugan din ito na ang mga isinumite na ulat ng gastos ay dapat na iproseso sa lalong madaling panahon.
