Awtomatikong aplikasyon ng cash
Kapag ang isang kumpanya ay tumatanggap ng isang malaking bilang ng mga pagbabayad ng customer araw-araw, maaaring maging mahirap para sa kahera na ilapat ang mga resibo laban sa mga bukas na account na matatanggap sa isang napapanahong paraan. Kung gayon, maaaring maantala ang mga deposito. Ang proseso ng aplikasyon ng cash ay maaaring maisiksik nang malaki sa pamamagitan ng paggamit ng awtomatikong aplikasyon ng cash.
Kinakailangan ng awtomatikong aplikasyon ng cash na ang operator ng lockbox ay gumamit ng isang feed ng data upang ipasa sa kumpanya ang impormasyon ng pagkilala ng magnetic ink character (MICR) mula sa bawat tsek na natanggap sa lockbox, pati na rin ang kabuuang halaga ng pagbabayad. Gumagamit ang software ng cash application ng isang talahanayan ng pagpapasya upang magpasya kung paano ilapat ang mga pagbabayad na ito upang mabuksan ang mga account na matatanggap. Ang awtomatikong proseso ng desisyon ay karaniwang sumusunod sa mga hakbang na ito:
- Itugma ang numero ng bank account na ipinapakita sa bawat impormasyon ng MICR ng tsek sa tamang customer. Ina-access nito ang tamang tala ng kostumer ng mga matatanggap na bukas na account.
- Itugma lamang ang mga pagbabayad sa mga invoice kung saan eksaktong tumutugma ang halaga ng pagbabayad sa halaga ng invoice.
- Sa mga natitirang pagbabayad, tumutugma lamang sa cash sa mga invoice kung saan ang halaga ng cash ay tumutugma sa eksaktong halaga ng maraming mga invoice na ngayon lang dapat bayaran.
- Sipain ang lahat ng natitirang pagbabayad para sa manu-manong pagsusuri.
Ang talahanayan ng desisyon ay maaaring maglaman ng mas sopistikadong mga panuntunan, tulad ng paglalapat ng cash kung ang mga halaga ng pagbabayad ay hindi kasama ang mga elemento ng kargamento at / o buwis sa pagbebenta ng isang invoice. Habang sinusuri ng isang kumpanya ang mga pagbabayad na sinipa ng system, maaari itong unti-unting ayusin ang talahanayan ng desisyon upang madagdagan ang bilang ng mga awtomatikong aplikasyon ng cash. Gayunpaman, ang iba't ibang mga pagbabawas na kinuha ay malamang na hindi posible na ganap na ma-automate ang proseso ng aplikasyon ng cash. Gayunpaman, ang awtomatikong aplikasyon ng cash ay maaaring mapabuti ang bilis ng paglapat ng cash.
Kapag naipatupad na ang mga aplikasyon ng cash, nai-post ng software ang mga pagbabayad na ito sa module ng mga resibo ng cash sa accounting software ng kumpanya. Kung ang awtomatikong cash application system ay isang nakapag-iisang application, nangangahulugan ito na ang mga pag-update ay dapat na mai-port sa accounting software sa pamamagitan ng isang pasadyang interface.