Kahulugan ng pinagmulan ng dokumento
Ang isang mapagkukunang dokumento ay ang orihinal na dokumento na naglalaman ng mga detalye ng isang transaksyon sa negosyo. Nakukuha ng isang mapagkukunang dokumento ang pangunahing impormasyon tungkol sa isang transaksyon, tulad ng mga pangalan ng mga kasangkot na partido, mga halagang binayaran (kung mayroon man), ang petsa, at ang sangkap ng transaksyon. Ang mga mapagkukunang dokumento ay madalas na kinikilala na may isang natatanging numero, upang maiba-iba ito sa accounting system. Ang paunang pagnunumero ng mga dokumento ay partikular na kapaki-pakinabang, dahil pinapayagan nito ang isang kumpanya na siyasatin kung may mga nawawalang dokumento.
Kapag ang impormasyon sa isang mapagkukunang dokumento ay naitala sa accounting system, ang pinagmulang dokumento ay na-index para sa madaling pag-access at naka-archive. Ang mga dokumentong nabuo sa loob ng nakaraang taon ay pangkalahatang nakaimbak ng on-site, na may mas lumang mga dokumento na nakaimbak sa mas murang mga pasilidad sa pag-iimbak ng off-site.
Ang mga mapagkukunang dokumento ay kritikal sa mga auditor, na ginagamit ang mga ito bilang katibayan na aktwal na naitala ang mga naitala. Ang isang mapagkukunang dokumento ay ginagamit din ng mga kumpanya bilang patunay kapag nakikipag-usap sa kanilang mga kasosyo sa negosyo, karaniwang patungkol sa isang pagbabayad. Ang mga halimbawa ng mga mapagkukunang dokumento ay:
Nakansela ang tseke
Memo ng kredito
Deposit slip
Ulat sa gastos
Invoice
Form ng paghingi ng mga materyal
Pagkakasunud-sunod ng pagbili
Time card
Resibo ng benta
Para sa mga hangaring katibayan, ang mga elektronikong imahe ng mga mapagkukunang dokumento ay karaniwang katanggap-tanggap, kahit na ang dokumentasyong batay sa papel ay maaaring kailanganin pa rin sa ilang mga kaso.
Karaniwan na kinakailangan upang mapanatili ang mga mapagkukunang dokumento sa loob ng maraming taon. Inaatasan ng Serbisyo sa Panloob na Kita ang mga agwat ng pagpapanatili para sa ilang mga uri ng mga dokumento na nauugnay sa payroll. Kung mayroong anumang katanungan tungkol sa panahon ng pagpapanatili para sa isang dokumento, kumunsulta sa isang may kaalamang abugado.
