Pamamaraan sa koleksyon
Ang tauhan ng mga koleksyon ay maaaring makitungo sa isang napakalaking bilang ng mga overdue na invoice. Kung gayon, ang tagapamahala ng koleksyon ay nangangailangan ng isang pamamaraan para sa pakikitungo sa mga customer sa isang standardized na paraan upang malutas ang mga isyu sa pagbabayad. Ang detalyadong pamamaraan ng koleksyon ay nakalista sa ibaba. Ang daloy ng proseso na nabanggit dito sa pangkalahatan ay kumakatawan lamang sa mga yugto ng pakikipag-ugnayan sa isang customer. Ang mga hakbang na ito ay maaaring mapalitan, madagdagan, o matanggal, depende sa katayuan sa pagbabayad ng bawat invoice. Ang mga hakbang ay:
Magtalaga ng mga overdue na invoice (opsyonal). Kapag ang isang invoice ay naging huli na para sa pagbabayad, italaga ito sa isang clerk ng mga koleksyon para sa mga aktibidad ng koleksyon.
I-verify ang mga pinapayagang pagbabawas (opsyonal). Maaaring magsumite ang isang customer ng isang form na nagdedetalye sa isang claim sa pagbawas sa ilalim ng plano sa marketing ng kumpanya. Kung gayon, i-verify ang habol sa tagapamahala ng marketing at itugma ito laban sa mga pagbabawas na kinuha ng customer. Kung ang isang pagbawas ay maaaring masundan sa pinapayagan na pagbabawas, magsumite ng isang form ng pag-apruba ng memo ng kredito upang mabawi ang halaga ng bawas.
Isyu ng mga sulat sa dunning. Gamitin ang software ng accounting upang mai-print ang mga dunning na titik sa mga takdang agwat, sa bawat isa na tumuturo sa mga overdue na invoice sa mga customer. Suriin ang mga sulat at kunin ang anuman kung saan ang iba pang mga aktibidad sa koleksyon ay nasa isinasagawa na. I-mail o i-email ang iba pang mga dunning na titik sa mga customer.
Magsimula ng direktang pakikipag-ugnay. Kung mayroon pa ring mga overdue invoice na natitira, tawagan ang mga customer upang talakayin ang mga kadahilanan para sa kawalan ng pagbabayad. Kasunod sa bawat tawag, itala ang mga detalye ng tawag, kasama ang petsa, nakipag-ugnay sa tao, mga dahilan na ibinigay para sa huli na pagbabayad, at nangangakong magbabayad.
Makuntento ang mga pagsasaayos ng pagbabayad (opsyonal). Kung kinakailangan na tanggapin ang isang mas mahabang panahon ng pagbabayad, idokumento ang mga tuntunin ng mga pagbabayad na babayaran, pati na rin ang anumang interes na babayaran at anumang personal na garantiya ng pagbabayad.
Ayusin ang limitasyon ng kredito (opsyonal). Sa puntong ito, ang mga kawani ng koleksyon ay dapat magkaroon ng sapat na impormasyon tungkol sa kondisyong pampinansyal ng isang customer upang magrekomenda sa kawani ng kredito kung ang isang pagbawas o pagwawakas ng limitasyon sa kredito ng isang customer ay maayos. Mananagot ang kawani ng kredito sa pagbabago ng isang limitasyon sa kredito - nagbibigay lamang ng impormasyon ang mga kawani ng koleksyon.
Subaybayan ang mga pagbabayad sa ilalim ng mga pagsasaayos ng pag-areglo (opsyonal). Kung may mga espesyal na plano sa pagbabayad, ihambing ang nakaiskedyul na mga petsa ng pagbabayad sa mga petsa kung saan talaga natatanggap ang mga pagbabayad, at makipag-ugnay sa mga customer sa sandaling lumilitaw na makaligtaan nila ang isang naka-iskedyul na petsa ng pagbabayad. Kinakailangan ang antas ng pagsubaybay na ito upang hindi maantala ng mga customer ang kanilang mga pagbabayad.
Sumangguni sa ahensya ng koleksyon. Kapag ang lahat ng iba pang mga diskarte sa koleksyon sa loob ng bahay ay sinubukan, ilipat ang mga invoice sa isang ahensya ng koleksyon. Sa puntong ito, ang customer ay dapat na tiyak na mailagay sa isang listahan ng credit hold.
Idemanda ang customer (opsyonal). Kung ang lahat ng iba pang mga kahalili ay nabigo, makipagtagpo sa ligal na kawani ng kumpanya upang matukoy kung ang kumpanya ay may sapat na kaso laban sa isang customer upang manalo ng hatol laban dito sa korte. Gayundin, ang customer ay dapat magkaroon ng sapat na mga assets na magagamit upang magbayad ng anumang paghuhusga laban dito. Kung ang mga isyung ito ay mukhang kanais-nais, pagkatapos ay pahintulutan ang ligal na kawani na magpatuloy sa isang demanda.
Isulat ang natitirang balanse. Kung ang lahat ng mga diskarte sa koleksyon ay nabigo, kumpletuhin ang isang form ng pag-apruba ng memo ng kredito sa dami ng (mga) invoice na naisusulat.
Magsagawa ng post mortem. Kung mayroong isang tukoy na problema sa mga system ng kumpanya na naging sanhi ng hindi magandang utang, tawagan ang isang pagpupulong ng mga taong iyon na malapit na nauugnay sa problema upang matalakay ang isang solusyon. Magtalaga ng responsibilidad para sa mga item ng pagkilos, idokumento ang pagpupulong, at iiskedyul ang mga follow-up na pagpupulong kung kinakailangan.
Mas malamang na ang nakabalangkas na pamamaraan sa koleksyon ay gagamitin ng mga bagong tauhan ng koleksyon. Ang higit na may karanasan na kawani ay dapat pahintulutan na iba-iba ang kanilang mga aktibidad mula sa listahang ito, batay sa kanilang mga opinyon tungkol sa pinakamahusay na paraan upang mangolekta mula sa ilang mga customer.
