cdestem.com

Pangkalahatang Mga Kontrol sa Payroll

Isaalang-alang ang paggamit ng isang pagpipilian ng mga sumusunod na kontrol para sa halos lahat ng mga system ng payroll, hindi alintana kung paano naipon ang impormasyon sa pag-iingat ng oras o kung paano binabayaran ang mga empleyado:

• Audit. Magkaroon ng alinman sa mga panloob na awditor o panlabas na tagasuri na magsagawa ng isang pana-panahong pag-audit ng pagpapaandar ng payroll upang mapatunayan kung ang pagkalkula ng payroll ay kinakalkula nang tama, ang mga empleyado na binabayaran ay nagtatrabaho pa rin para sa kumpanya, ang mga tala ng oras ay naipon nang maayos, at iba pa.

• Baguhin ang mga pahintulot. Payagan lamang ang isang pagbabago sa katayuan sa pag-aasawa ng empleyado, may mga allowance na may paghawak, o pagbabawas kung ang empleyado ay nagsumite ng nakasulat at naka-sign na kahilingan para sa kumpanya na gawin ito. Kung hindi man, walang katibayan na nais ng empleyado na magkaroon ng pagbabago. Nalalapat ang parehong kontrol para sa anumang mga pagbabago sa rate ng bayad na hiniling ng isang manager.

• Baguhin ang log ng pagsubaybay. Kung pinoproseso mo ang payroll in-house na may isang computerized na payroll module, buhayin ang log ng pagsubaybay sa pagbabago at tiyakin na ang pag-access dito ay magagamit lamang sa pamamagitan ng isang interface na protektado ng password. Susubaybayan ng log na ito ang lahat ng mga pagbabagong ginawa sa system ng payroll, na kung saan ay lubhang kapaki-pakinabang para sa pagsubaybay sa maling o mapanlinlang na mga entry.

• Error sa pag-check ng mga ulat. Ang ilang mga uri ng mga error sa payroll ay maaaring makita ng pagpapatakbo ng mga ulat na nagpapakita lamang ng mga item na nahuhulog sa labas ng normal na pamamahagi ng mga resulta sa payroll. Maaaring hindi lahat ito ay nagpapahiwatig ng ilang mga error, ngunit ang posibilidad ng mga kalakip na error ay mas mataas para sa naiulat na mga item. Ang tagapamahala ng payroll o isang third party na hindi kasangkot sa mga aktibidad sa payroll ay dapat tumakbo at suriin ang mga ulat na ito.

• Gastos sa mga linya ng trend. Maghanap ng mga pagbabago-bago sa mga gastos na nauugnay sa payroll sa mga pahayag sa pananalapi, at pagkatapos ay siyasatin ang mga dahilan para sa pagbabago-bago.

• Mag-isyu ng ulat sa pagbabayad sa mga superbisor. Magpadala ng isang listahan ng mga pagbabayad sa mga empleyado sa bawat superbisor ng kagawaran, na may kahilingang suriin ito para sa wastong halaga ng pagbabayad at hindi pamilyar na mga pangalan. Maaari nilang makilala ang mga pagbabayad na ginagawa sa mga empleyado na hindi na nagtatrabaho para sa kumpanya.

• Paghigpitan ang pag-access sa mga talaan. I-lock ang mga file ng empleyado at mga tala ng payroll sa lahat ng oras kapag hindi ito ginagamit, upang maiwasan ang hindi awtorisadong pag-access. Gumamit ng proteksyon ng password kung ang mga talaang ito ay nakaimbak sa linya. Ang pag-iingat na ito ay hindi lamang upang mapigilan ang sinuman na mag-access sa mga tala ng ibang empleyado, ngunit upang maiwasan ang hindi pinahintulutang mga pagbabago sa mga talaan (tulad ng isang rate ng bayad).

• Paghihiwalay ng mga tungkulin. Ipahanda sa isang tao ang payroll, pahintulutan ito ng isa pa, at ang isa pa ay lumikha ng mga pagbabayad, sa ganyang paraan mabawasan ang peligro ng pandaraya maliban kung maraming tao ang nakikipagsabwatan sa paggawa nito. Sa mas maliit na mga kumpanya kung saan walang sapat na tauhan para sa isang tamang paghihiwalay ng mga tungkulin, hindi bababa sa igiit sa isang tao na suriin at pahintulutan ang payroll bago ipadala ang mga pagbabayad sa mga empleyado.

Mga Kontrol sa Pagkalkula ng Payroll

Ang sumusunod na listahan ng mga posibleng kontrol ay tumutugon sa mga naturang isyu tulad ng nawawalang mga timeheet, hindi wastong oras na gumana, at maling pagkalkula ng bayad. Sila ay:

• Mga awtomatikong sistemang pagbantay ng oras. Nakasalalay sa mga pangyayari, isaalang-alang ang pag-install ng isang computerized time orasan. Ang mga orasan na ito ay may isang bilang ng mga built-in na kontrol, tulad ng pagpapahintulot lamang sa mga empleyado na mag-orasan o maglabas para sa kanilang itinalagang mga paglilipat, hindi pinapayagan ang pag-obertaym nang walang override na pangasiwaan, at (para sa mga orasan ng biometric) na tinanggal ang peligro ng pagsuntok ng kaibigan. Gayundin, dapat kang magpadala ng anumang mga ulat ng pagbubukod na nilikha ng mga orasan na ito sa mga superbisor para sa pagsusuri.

• Pagpapatunay ng pagkalkula. Kung manu-mano kang nagkakalkula ng payroll, pagkatapos ay i-verify ng pangalawang tao ang lahat ng mga kalkulasyon, kabilang ang mga oras na nagtrabaho, mga rate ng pagbabayad na ginamit, pagbabawas sa buwis, at mga pag-iingat. Ang pangalawang tao ay mas malamang na magsagawa ng maingat na pagsusuri kaysa sa taong nagmula sa mga kalkulasyon.

• Mga oras na nagtrabaho ang pag-verify. Palaging aprubahan ng isang superbisor ang mga oras na nagtrabaho ng mga empleyado, upang maiwasan ang mga empleyado na maningil ng mas maraming oras kaysa sa tunay na nagtrabaho.

• Itugma ang rehistro ng payroll sa mga sumusuportang dokumento. Ipinapakita ng rehistro ng payroll ang kabuuang sahod, pagbabawas, at netong pagbabayad, at sa gayon ay isang magandang dokumento ng buod kung saan mai-trace pabalik sa mga sumusuportang dokumento para sa mga layunin ng pag-verify.

• Itugma ang mga time card sa listahan ng empleyado. Mayroong isang malaking panganib na ang isang empleyado ay hindi lumiliko sa isang timeheet sa isang napapanahong paraan, at sa gayon ay hindi babayaran. Upang maiwasan ang problemang ito, mag-print ng isang listahan ng mga aktibong empleyado sa simula ng pagproseso ng payroll, at suriin ang mga pangalan sa listahan kapag natanggap mo ang kanilang mga timeheet.

• Nagtrabaho ang pagpapatunay sa pag-overtime. Kahit na hindi mo hinihiling na aprubahan ng mga superbisor ang mga oras na nagtrabaho ng mga empleyado, kahit papaano ay inaprubahan ng mga superbisor ang mga oras na nagtrabaho ang obertaym. Mayroong isang premium na bayad na nauugnay sa mga oras na ito, kaya't ang gastos sa kumpanya ay mas mataas, tulad ng tukso para sa mga empleyado na iangkin sila.

• Bayaran ang pag-apruba sa pagbabago. Isaalang-alang ang paghingi ng hindi lamang isang pirma sa pag-apruba para sa isang pagbabago ng bayad sa empleyado, ngunit dalawang pirma - isa ng superbisor ng empleyado, at isa pa sa susunod na mas mataas na antas ng superbisor. Ang paggawa nito ay nagbabawas ng peligro ng sabwatan sa pagbabago ng mga rate ng bayad.

Suriin ang Mga Kontrol sa Pagbabayad

Kapag nagbabayad ka ng mga empleyado sa mga tseke, maraming mga kontrol ang kinakailangan upang mapagaan ang mga panganib ng pandaraya at iba't ibang mga pagkakamali. Ang mga pangunahing kontrol ay:

• I-update ang mga pahintulot sa lagda. Kapag umalis ang kumpanya ng mga tseke sa kumpanya, alisin ang mga ito mula sa pinahintulutang listahan ng lagda ng tseke at ipasa ang impormasyong ito sa bangko. Kung hindi man, maaari pa rin silang mag-sign ng mga tseke ng kumpanya.

• Mga pagsusuri sa kamay sa mga empleyado. Kung posible, direktang suriin ang mga empleyado. Pinipigilan ang paggawa nito ng isang uri ng pandaraya kung saan ang isang klerk sa suweldo ay lumilikha ng isang tseke para sa isang empleyado ng multo, at ibubulsa ang tseke. Kung ito ay masyadong hindi mabisa isang kontrol, isaalang-alang ang pamamahagi ng mga tseke nang manu-mano sa paminsan-minsang batayan.

• I-lock ang mga hindi naibigay na bayad. Kung naglalabas ka ng mga paycheck nang direkta sa mga empleyado at wala ang isang tao, pagkatapos ay i-lock ang kanilang tseke sa isang ligtas na lokasyon. Ang nasabing tseke ay maaaring ninakaw at ma-cash.

• Mga address ng pagtutugma. Kung ang kumpanya ay nagpapadala ng mga tseke sa mga empleyado nito, itugma ang mga address sa mga tseke sa mga address ng empleyado. Kung higit sa isang tseke ang pupunta sa parehong address, maaaring dahil ang isang klerk sa payroll ay nagpapalipat-lipat sa mga ipinagbabawal na pagbabayad para sa mga pekeng empleyado sa kanyang address.

• Payroll check account. Dapat mong bayaran ang mga empleyado mula sa isang hiwalay na account sa pag-check, at pondohan ang account na ito sa halaga lamang ng mga tseke na nabayaran. Ang paggawa nito ay humahadlang sa isang tao mula sa mapanlinlang na pagtaas ng halaga sa isang mayroon nang suweldo o paglikha ng isang ganap na bago, dahil ang mga pondo sa account ay hindi sapat upang magbayad para sa binagong tseke.

Maaari mong malaman na maraming mga kontrol ang buttress bawat isa, sa gayon ay may mga magkasanib na mga epekto na nagreresulta mula sa maraming mga kontrol. Sa mga kasong ito, maaari mong ligtas na matanggal ang ilang mga kontrol, alam na ang iba pang mga kontrol ay magpapagaan pa rin ng panganib na mawala.