Mga kontrol na mababayaran ng account
Ginagamit ang mga kontrol na mababayaran ng account upang mapagaan ang peligro ng pagkalugi sa pagpapaandar na maaaring bayaran. Ang mga kontrol sa mga bayad ay pinagsama sa tatlong pangkalahatang mga kategorya, na nagpapatunay sa obligasyon ng negosyo na magbayad, ipasok ang data ng mga dapat bayaran sa computer system, at nagbabayad ng mga supplier. Ang mga kontrol ay ang mga sumusunod:
Obligasyon sa Pagbabayad ng Mga Kontrol
Ang pagpapatunay ng obligasyong magbayad ay maaaring magawa sa pamamagitan ng isa sa maraming posibleng kontrol. Sila ay:
Pag-apruba ng invoice. Ang taong nasa posisyon na pahintulutan ang pagbabayad ay nangangahulugan ng kanyang pag-apruba sa isang invoice ng tagapagtustos. Gayunpaman, ito ay talagang isang mahinang kontrol kung nakikita lamang ng nag-apruba ang invoice ng tagapagtustos, dahil walang paraan upang masabi kung natanggap ang mga kalakal o serbisyo, o kung ang mga singil na singil ay kung ano ang orihinal na napagkasunduan ng kumpanya. Maaari ring malaman ng nag-apruba kung aling pangkalahatang ledger account ang sisingilin. Dahil dito, mas mahusay na ipunin muna ng mga kawani na dapat bayaran ang invoice ng tagapagtustos, pinahihintulutan ang order ng pagbili, at tumatanggap ng dokumentasyon sa isang packet, at pagkatapos ay itatak ang invoice na may isang bloke ng lagda na kasama ang numero ng account na sisingilin, at pagkatapos ay magkaroon ng tagapag-apruba suriin ito. Ang pamamaraang ito ay nagbibigay sa mga tagasuri ng isang kumpletong hanay ng impormasyon upang gumana.
Pag-apruba ng order sa pagbili. Nag-isyu ang departamento ng pagbili ng isang order sa pagbili para sa bawat pagbili na nagawa. Sa paggawa nito, ang kawani ng pagbili ay, sa kabuuan, aprubahan ang lahat ng paggasta bago magawa, na maaaring maiwasan ang ilang mga paggasta na mangyari. Dahil ang pagkontrol na ito ay nagsasama ng isang malaking halaga ng trabaho ng mga kawani sa pagbili, malamang na hilingin nila sa mga empleyado na humiling ng mga item sa isang pormal na form ng paghingi ng pagbili.
Kumpletuhin ang a three-way match. Ang tauhan ng mga nagbabayad ay tumutugma sa invoice ng tagapagtustos sa nauugnay na order ng pagbili at patunay ng resibo bago pahintulutan ang pagbabayad. Ang diskarteng ito ang nagpapalit sa pangangailangan para sa indibidwal na pag-apruba ng invoice, dahil ang pag-apruba ay batay sa order ng pagbili sa halip. Mas mahusay din ito kaysa sa pag-apruba lamang batay sa order ng pagbili, dahil pinatutunayan din nito ang pagtanggap ng mga kalakal. Gayunpaman, ito ay masakit din mabagal at maaaring masira kung may nawawalang mga papeles.
Manu-manong duplicate na paghahanap sa pagbabayad. Ang isang computerized payables system ay nagsasagawa ng isang awtomatikong paghahanap para sa mga duplicate na numero ng invoice. Ito ay isang mas mahirap pagsusumikap sa isang ganap na manwal na accounting system. Sa kasong ito, maaaring maghanap ang klerk na mababayaran sa pamamagitan ng file ng vendor at hindi bayad na mga file ng mga invoice upang makita kung ang isang invoice na natanggap lamang mula sa isang tagapagbigay ay nabayaran na. Sa maraming mga sitwasyon, ang dami ng mga papasok na invoice ng tagapagtustos ay ginagawang napakahirap na ang nagbabayad na tauhan ay nag-iiwan ng anumang pagtatangkang kilalanin ang mga dobleng invoice, at tinatanggap lamang na paminsan-minsan itong magbabayad para sa mga naturang item.
Mga Kontrol sa Pagpasok ng Data
Mayroong maraming mga paraan upang matiyak na ang lahat ng mga invoice ng tagapagtustos ay naipasok sa system na babayaran ng mga account, kahit na ang mga kontrol na ito ay may iba't ibang antas ng tagumpay. Ang mga kontrol ay:
Itala pagkatapos ng pag-apruba. Pinipilit ng kontrol na ito ang mga account na babayaran na kawani na i-verify ang pag-apruba ng bawat invoice bago ipasok ito sa system.
Itala bago ang pag-apruba. Ang pagkontrol na ito ay nagbibigay ng higit na priyoridad sa pagbabayad ng mga tagapagtustos kaysa sa pagkuha ng mga pahintulot na magbayad, dahil ang bawat natanggap na invoice ay naitala sa sistemang dapat bayaran nang sabay-sabay. Ang kontrol na ito ay pinakamahusay na gumagana kung saan ang mga order ng pagbili ay nagamit na upang pahintulutan ang isang pagbili.
Magpatibay ng isang gabay sa pagnunumero ng invoice. Marahil ang pinakamalaking problema sa lugar ng payable data entry ay mga duplicate na pagbabayad. Hindi ito lilitaw na isang problema, dahil ang karamihan sa mga kumpanya ay gumagamit ng accounting software na awtomatikong nakakakita ng mga dobleng invoice at pinipigilan ang mga dobleng pagbabayad. Gayunpaman, maaaring magkaroon ng hindi pagkakapare-pareho kung paano naitala ang mga numero ng invoice. Halimbawa, nagtatala ka ba ng numero ng invoice na 0000078234 kasama ang mga nangungunang zero o wala sila? Kung ang parehong invoice ay ipinakita sa mga nagbabayad na kawani ng dalawang beses, at ito ay naitala bilang 0000078234 isang beses at 78234 sa susunod, ang system ay hindi i-flag ang mga ito bilang mga duplicate na invoice. Ang parehong problema ay nagmumula sa mga dash sa isang numero ng invoice; isang numero ng invoice na 1234-999 ay maaaring maitala bilang 1234-999 o bilang 1234999.
Itugma sa badyet sa mga pahayag sa pananalapi. Kung ang isang invoice ng tagapagtustos ay hindi wastong nasingil sa maling kagawaran, posible na ang isang tagapamahala ng departamento na suriing mabuti ang mga pahayag sa pananalapi ay makakakita ng pagkakaiba sa pagitan ng halagang sisingilin at ng badyet, at sa gayon ay maihatid ang isyu sa pansin ng departamento ng accounting.
Mga Kontrol sa Pagbabayad
Ang karamihan ng mga kontrol na nabanggit sa ibaba ay tumutukoy sa pagbabayad sa pamamagitan ng tseke, dahil iyon pa rin ang pangunahing uri ng pagbabayad. Ang mga kontrol ay:
Hatiin ang pag-print at pag-sign. Ang isang tao ay dapat maghanda ng mga tseke, at ibang tao ang dapat pirmahan ng mga ito. Sa paggawa nito, mayroong isang cross-check sa pagbibigay ng cash.
Itabi ang lahat ng mga tseke sa isang naka-lock na lokasyon. Ang hindi ginamit na stock ng tseke ay dapat na laging nakaimbak sa isang naka-lock na lokasyon. Kung hindi man, ang mga tseke ay maaaring ninakaw at mapanlinlang na pinunan at maipapadala. Nangangahulugan ito na ang anumang mga plate ng pirma o selyo ay dapat ding itago sa isang naka-lock na lokasyon.
Subaybayan ang pagkakasunud-sunod ng ginamit na mga numero ng tseke. Panatilihin ang isang pag-log kung saan nakalista ang saklaw ng mga numero ng tseke na ginamit sa panahon ng isang check run. Kapaki-pakinabang ito para sa pagtukoy kung ang anumang mga tseke sa imbakan ay maaaring nawawala. Ang log na ito ay hindi dapat itago sa mga nakaimbak na tseke, dahil ang isang tao ay maaaring magnakaw ng log nang sabay na magnakaw ng mga tseke.
Kailangan ng pag-sign ng manu-manong tseke. Maaaring hilingin ng isang kumpanya na pirmahan ang lahat ng mga tseke. Ito ay talagang isang mahina na kontrol, dahil kakaunti ang mga nagpirma ng tseke na napag-alaman kung bakit inilalabas ang mga tseke, at bihirang kuwestiyonin ang mga halagang binayaran. Kung pipiliin ng isang kumpanya na gumamit ng isang plate ng pirma o selyo sa halip, mas mahalaga na magkaroon ng isang malakas na sistema ng order ng pagbili; ang tauhan ng pagbili ay naging de facto na nag-aapruba ng mga invoice sa pamamagitan ng pag-isyu ng mga order ng pagbili nang mas maaga sa daloy ng proseso ng mga nabayaran.
Mangangailangan ng isang karagdagang signer ng tseke. Kung ang halaga ng isang tseke ay lumampas sa isang tiyak na halaga, mangangailangan ng pangalawang sign signer. Ang pagkontrol na ito ay binibigyan umano ang maramihang taong nasa antas ng pagkakataon na huminto sa pagbabayad. Sa katotohanan, mas malamang na magpakilala lamang ng isa pang hakbang sa proseso ng pagbabayad nang hindi talaga pinalalakas ang kapaligiran sa pagkontrol.
