Mga konsepto ng accounting na walang papel
Ang accounting na walang papel ay nagsasangkot ng pagpoproseso ng transaksyon na buong elektronikong, na walang papel na kasangkot sa anumang proseso ng negosyo. Ang hangarin ay upang streamline ang mga proseso, bawasan ang mga rate ng error sa transaksyon, at alisin ang imbakan ng dokumento. Gayunpaman, ito ay higit pa sa isang konsepto kaysa sa isang katotohanan sa karamihan ng mga samahan. Sa halip, ang mga kumpanya ay may posibilidad na lumipat sa pangkalahatang direksyon ng mga operasyon na walang papel sa paglipas ng panahon sa pamamagitan ng pagpapatupad ng isang bilang ng mga pagpapabuti ng walang papel sa mga mayroon nang mga system. Ang pinakamadaling paraan upang gawin ito ay sa pamamagitan ng pag-outsource ng ilang mga proseso sa mga ikatlong partido na gumawa ng mga solusyon na walang papel. Halimbawa:
Pag-uulat ng gastos. Ang isa sa mga mas tanyag na pagpipilian na walang papel ay ang pag-log ng mga empleyado sa isang website na dalubhasa sa muling pagbabayad ng ulat sa gastos. Inilalagay nila ang kanilang impormasyon sa ulat sa gastos kung kinakailangan, nagpapasa ng mga elektronikong bersyon ng kanilang mga resibo kung hiniling ng system, at binabayaran ng ACH. Walang narating na mga papeles sa kumpanya.
Lockbox. Maaaring magpadala ang mga customer ng mga pagbabayad ng tseke sa isang lockbox na pinapatakbo ng bangko ng isang kumpanya. Sinusuri ng bangko ang mga tseke at nai-post ang impormasyong ito sa isang ligtas na website, na na-access ng cashier ng kumpanya araw-araw upang makuha ang impormasyon sa pagbabayad.
Payroll. Maaaring ipasok ng mga empleyado ang kanilang oras na nagtrabaho sa pamamagitan ng isang online portal, pagkatapos kung saan pinoproseso ng tagapagtustos ang payroll at naglalabas ng pagbabayad ng ACH sa mga empleyado.
Bayarin. Ang tauhan ng mga nagbabayad ay maaaring maglagay ng mga bayad sa isang website na kontrolado ng bangko, italaga kung aling mga item ang babayaran, at magkaroon ng isyu sa bank na mga pagbabayad ng ACH.
Posible rin na magkaroon ng walang papel na accounting na may panloob na mga proseso, kahit na ito ay karaniwang posible lamang kapag mayroong isang buong sistema ng enterprise sa lugar. Kung gayon, maaaring simulan ang mga transaksyon sa iba pang mga kagawaran at awtomatikong aabisuhan ng system ang tauhan sa accounting na ang ilang pagkilos ay dapat gawin. Halimbawa, ang departamento ng pagpapadala ay nagpapadala ng mga kalakal, at aabisuhan ng software ang klerk sa pagsingil upang mag-isyu ng isang invoice; walang paunawa sa pagpapadala na batay sa papel ang ipinadala sa tagapamahala ng pagsingil.
Posible ring makisali sa walang papel na accounting sa ilang sukat sa pamamagitan ng pag-scan ng mga dokumento sa isang on-line database, na pagkatapos ay nai-link sa mga tukoy na transaksyon sa accounting system. Gayunpaman, maaaring mayroong isang malaking halaga ng paggawa na kasangkot sa pag-scan, at ang mga orihinal na dokumento ay maaari pa ring mapanatili. Dahil dito, ang pag-digitize ng mga mayroon nang mga dokumento ay hindi talaga tinutugunan ang pangunahing konsepto ng walang papel na accounting, na kung saan ay walang mga dokumento na magsisimula.
