Payroll accounting | Mga entry sa journal sa payroll
Ang accounting para sa payroll ay nagsasangkot ng lahat ng mga aspeto ng pagkalkula at pagbabayad ng kompensasyon sa mga empleyado, kabilang ang pagbabayad ng mga withholdings sa mga third party. Ang kinalabasan ng prosesong ito ay dokumentasyon ng mga gastos na nauugnay sa lahat ng mga uri ng kabayaran, pati na rin ang mga napapanahong pagbabayad sa mga empleyado. Bagaman ang ilang mga system na nagsasama ng higit pa o mas kaunting pag-aautomat ay maaaring hindi kasama ang lahat ng mga hakbang na ito, ang sumusunod na daloy ng proseso ay nalalapat sa karamihan sa mga system ng payroll:
Mag-set up ng mga bagong empleyado. Punan ang mga bagong empleyado ng impormasyon na tukoy sa payroll bilang bahagi ng proseso ng pagkuha, tulad ng form na W-4 at mga form ng medikal na seguro na maaaring mangailangan ng mga pagbawas sa payroll. Magtabi ng mga kopya ng impormasyong ito upang maisama ito sa susunod na payroll.
Kolektahin ang impormasyon sa timecard. Ang mga empleyado ng suweldo ay hindi nangangailangan ng pagbabago sa sahod na binabayaran para sa bawat payroll, ngunit dapat mong kolektahin at ibuod ang impormasyon tungkol sa mga oras na pinagtrabahuhan ng mga empleyado na hindi exemption. Maaaring kasangkot dito ang pag-scan ng mga empleyado ng isang badge sa pamamagitan ng isang computerized time orasan.
I-verify ang impormasyon sa timecard. Ibuod ang impormasyon sa payroll na nakolekta lamang at i-verify ng mga superbisor na tama na naitala ng mga empleyado ang kanilang oras.
Ibuod ang sahod na dapat bayaran. I-multiply ang bilang ng mga oras na nagtrabaho sa pamamagitan ng rate ng bayad para sa bawat empleyado, na tumutukoy din sa anumang pag-obertaym o paglilipat ng mga kaugalian.
Ipasok ang mga pagbabago sa empleyado. Maaaring hilingin ng mga empleyado na magkaroon ng mga pagbabago sa kanilang mga sweldo, kadalasan sa mga buwis o halaga ng pensiyon na pinigil. Maaaring kailanganin mong itala ang marami sa mga ito bago ang pagkalkula ng mga buwis, dahil nakakaapekto ito sa halaga ng sahod na inilalapat sa buwis.
Kalkulahin ang mga buwis. Gumamit ng mga talahanayan sa buwis ng IRS upang matukoy ang halaga ng mga buwis na maiiwasan mula sa kabuuang bayad ng empleyado.
Kalkulahin ang mga pagbawas sa sahod. Maaaring may isang bilang ng mga karagdagang pagbabawas na aalisin mula sa netong kita ng empleyado, kabilang ang mga pagbawas para sa medikal na seguro, seguro sa buhay, garnishment, at bayarin sa unyon. Dapat mo ring subaybayan ang mga halaga ng layunin para sa mga pagbabawas na ito, upang ihinto mo ang pagbabawas kapag naabot na ang mga kabuuan ng layunin.
Ibawas ang mga manu-manong pagbabayad. Kung ang mga manu-manong pagbabayad ay nagawa na sa mga empleyado, tulad ng mga advance, pagkatapos ay ibawas ang mga halagang ito mula sa natitirang net pay.
Lumikha ng isang rehistro sa payroll. Ibuod ang impormasyon sa sahod at pagbawas para sa bawat empleyado sa isang rehistro ng payroll, na maaari mong ibigay sa buod upang lumikha din ng isang entry sa journal upang maitala ang payroll. Ang dokumentong ito ay awtomatikong nilikha ng lahat ng mga pakete ng software ng payroll.
Mag-print ng mga paycheck. I-print ang mga paycheck ng empleyado gamit ang impormasyon sa rehistro ng payroll. Karaniwan mong na-itemize ang gross pay, deductions, at net pay sa isang payo sa pagpapadala na kasabay ng paycheck.
Magbayad sa pamamagitan ng direktang deposito. Abisuhan ang iyong direktang deposito ng processor ng halaga ng anumang direktang pagbabayad ng deposito, at maglabas ng mga pautang sa pagpapadala sa mga empleyado para sa mga pagbabayad na ito.
Mag-isyu ng mga paycheck. Magkaroon ng isang paymaster ng isyu ng mga paycheck sa mga empleyado, na nangangailangan ng pagkakakilanlan ng empleyado kung mayroong maraming bilang ng mga empleyado.
Nagdeposito ng mga buwis na idineposito. Ideposito ang lahat ng pinipigilan na mga buwis sa payroll at mga buwis na tinutugma ng employer sa isang bangko na pinahintulutan na hawakan ang mga transaksyong ito.
Mga Entry ng Payroll Journal
Ang pangunahing entry sa journal para sa payroll ay ang entry sa antas ng buod na naipon mula sa rehistro ng payroll, at na naitala sa alinman sa payroll journal o sa pangkalahatang ledger. Karaniwang may kasamang mga debit ang entry na ito para sa direktang gastos sa paggawa, suweldo, at bahagi ng buwis sa payroll ng kumpanya. Magkakaroon din ng mga kredito sa isang bilang ng mga account, bawat isa ay nagdedetalye ng pananagutan para sa mga buwis sa payroll na hindi pa nababayaran, pati na rin para sa halaga ng cash na nabayaran na sa mga empleyado para sa kanilang net pay. Ang pangunahing pagpasok (ipinapalagay na walang karagdagang pagkasira ng mga debit ng indibidwal na departamento) ay:
