Kailan mag-update ng karaniwang mga gastos
Sa isang karaniwang sistema ng gastos, ang karamihan sa mga kumpanya ay dumaan sa isang proseso ng pag-update ng gastos isang beses sa isang taon, upang makapagdala ng karaniwang mga gastos nang mas malapit sa pagkakahanay sa mga tunay na gastos. Gayunpaman, may mga kaso kung saan ang tunay na mga gastos ay nagbabago nang malaki sa paglipas ng panahon, na nagreresulta sa malalaking positibo o negatibong pagkakaiba-iba. Sa mga kasong ito, maaari mong i-update ang mga gastos sa isang mas madalas na iskedyul o bilang tugon sa isang nagti-trigger na kaganapan. Narito ang mga pagpipilian:
Tumaas na dalas. Mula sa isang pananaw sa pamaraan, madali itong sapat upang maiiskedyul lamang ang isang kumpletong pagsusuri sa lahat ng mga gastos semi-taunang o isang beses sa isang isang-kapat. Gayunpaman, maaaring magresulta ito sa napakaraming karagdagang oras ng pagsusuri ng kawani.
Pinipiling pagtaas ng dalas. Pumili ng ilang mga uri ng mga kalakal para sa isang nadagdagan na iskedyul ng pagsusuri, at iwanan ang karamihan ng mga item sa karaniwang taunang siklo ng pagsusuri. Kung gagamitin mo ang prinsipyo ng Pareto at i-update lamang ang mga gastos para sa 20% ng mga item na bumubuo sa 80% ng kabuuang mga gastos, mapapanatili nito ang pagbaba ng mga pagkakaiba-iba ng gastos.
Suriin kung kailan pinapagana ang gatilyo. Ang pinaka-butil na kahalili ay upang magpalitaw ng isang pagsusuri sa gastos tuwing ang isang tukoy na item ay nakakaranas ng pagkakaiba-iba ng gastos na hindi bababa sa 5% (o ilang ibang pigura). Gayunpaman, dahil ang mga panandaliang kaganapan ay maaaring maging sanhi ng mga pagkakaiba-iba ng sukat na ito, maaaring mas mahusay na mangailangan lamang ng pagsusuri sa gastos kapag nagpatuloy ang pagkakaiba-iba ng gastos sa loob ng maraming buwan. Kung ang isang item ay hindi lalampas sa pagkakaiba-iba nito na nag-uudyok sa buong taon, pagkatapos suriin ang gastos sa ilalim ng normal na pamamaraan ng pagsusuri sa pagtatapos ng taon.
Sa mga pamamaraang ito, ang isang pangkalahatang pagtaas ng dalas ng pagsusuri ay ang pinakamahal, at katulad sa paglalapat ng shotgun sa isang gawain na talagang nangangailangan ng isang laser upang makisali sa napakapili ng mga pagsusuri sa gastos. Dahil dito, ang pangalawa at pangatlong pagpipilian ay kapwa mas epektibo sa gastos at mas mahusay sa pag-target lamang sa mga item na nakakaranas ng makabuluhang pagkakaiba-iba ng gastos.
