Siklo ng paggasta
Ang ikot ng paggasta ay ang hanay ng mga aktibidad na nauugnay sa pagkuha ng at pagbabayad para sa mga kalakal at serbisyo. Kasama sa mga aktibidad na ito ang pagpapasiya kung ano ang kailangang bilhin, pagbili ng mga aktibidad, pagtanggap ng mga kalakal, at pagbabayad sa mga tagapagtustos. Karamihan sa mga input sa ikot ng paggasta ay nagmula sa ikot ng mga benta, kung saan ang mga kinakailangan sa pagbili ay hinihimok ng dami at uri ng mga order ng customer.
Ang ikot ng paggasta ay binubuo ng maraming magkakaibang mga sangkap, kabilang ang paghingi ng mga kalakal at serbisyo, pagpili ng tagapagtustos, ang pag-order ng mga kalakal at serbisyo, kanilang resibo, at kasunod na pagbabayad para sa kanila. Naglalaman ang buong ikot ng paggasta ng mga sumusunod na aktibidad:
Tukuyin kung aling mga kalakal at serbisyo ang kailangang umorder. Karamihan sa mga kalakal na mai-order ay kinakailangan ng proseso ng produksyon. Upang magawa ito, kinakalkula ng system ang mga sangkap na kailangang nasa kamay para sa naka-iskedyul na produksyon at ibabawas ang mga kamay at hindi nailagay na hilaw na materyales upang makarating sa mga halagang dapat makuha. Bilang kahalili, kung kinakailangan ang mga kalakal o serbisyo para sa isang pagbebenta o pang-administratibong pag-andar, pinupunan ng gumagamit ang isang form ng paghingi ng detalye na detalyado sa kanyang mga kinakailangan at ipasa ito sa departamento ng pagbili.
Kapag ang mga kalakal ay binibili para sa patuloy na paggawa, ipapakita ng system ang tauhan ng pagbili na may paunang order ng pagbili, gamit ang ginustong tagatustos na nakasaad sa master file ng imbentaryo para sa bawat item na bibilhin. Sinusuri at inaprubahan ng mga tauhan ng pagbili ang mga order na ito, na pagkatapos ay maaaring ipadala sa elektronikong direksyon sa mga tagapagtustos, o mai-print at ipadala sa kanila.
Kapag hinihiling ang mga hindi pamantayang kalakal at serbisyo, sinisiyasat ng tauhan ng pagbili ang mga posibleng tagapagtustos, pipili ng pinakamahusay, at magbibigay sa kanila ng order sa pagbili.
Habang natatanggap ang mga kalakal, ina-access ng natanggap na departamento ang mga bukas na order ng pagbili sa system at ipinasok ang dami na natanggap.
Kapag natanggap ang mga invoice ng tagapagtustos, naka-log in ang mga ito sa system ng mga dapat bayaran na kawani ng account. Inihambing ng system ang mga invoice na ito sa nagpapahintulot sa mga order ng pagbili at pagtanggap ng impormasyon upang matukoy kung maaaring bayaran ang mga invoice. Maaaring magkaroon ng isang makabuluhang halaga ng gawain ng manu-manong pagkakasundo sa yugtong ito. Ang kinalabasan ay isang hanay ng mga invoice na naaprubahan para sa pagbabayad.
Iniskedyul ng system ang mga pagbabayad sa mga supplier batay sa paunang natukoy na mga tuntunin sa pagbabayad sa bawat isa. Kapag dumating ang isang naka-iskedyul na petsa ng pagbabayad, pinoproseso ng system ang isang pangkat ng mga pagbabayad, na alinman ay sa anyo ng mga paglipat ng elektronikong pondo o mga tseke.
