Pamamaraan sa pagbabayad
Ang pagproseso ng payroll ay maaaring makagawa ng mga pagkakamali sa maraming lugar, na tumatawag para sa isang detalyadong daloy ng proseso na nagsasama rin ng maraming mga kontrol. Ang pamamaraang ito ay maaaring magamit upang matiyak na ang payroll ay pinangangasiwaan nang tuloy-tuloy sa isang paulit-ulit na batayan. Ang aktwal na daloy ng proseso ay maaaring mag-iba mula sa mga hakbang na nabanggit sa ibaba, dahil maaaring may mga pagkakaiba na nauugnay sa paggamit ng mga solusyon sa pagproseso ng manu-manong, nakompyuter, o na-outsource. Ang malamang na bersyon ng pamamaraan, kasama ang mga responsibilidad at pangunahing kontrol, ay sumusunod:
I-update ang master file ng empleyado. Ang klerk ng payroll ay tumatanggap ng abiso ng mga pagbabago sa impormasyon ng empleyado na nakakaapekto sa pagpoproseso ng payroll, tulad ng paghawak ng mga pagbubukod at pagbago ng rate ng bayad. I-update ang file ng master ng empleyado sa software ng payroll kasama ang mga pagbabagong ito.
Itakda ang panahon ng pagbabayad. I-verify na ang module ng payroll ay nakatakda para sa tamang panahon ng pagbabayad.
Nagtrabaho ang oras ng pagpasok. Ipasok ang dami ng regular at mga oras na pang-obertaym na nagtrabaho ng bawat empleyado sa system ng payroll. Kung manu-manong kinakalkula ng kumpanya ang payroll, kung gayon ang hakbang na ito at ang susunod na hakbang ay hindi kinakailangan. Kung gumagamit ang kumpanya ng mga computerized time orasan upang tipunin ang impormasyon sa pag-iingat ng oras, kung gayon ang impormasyon ay maaaring direktang mai-porte sa payroll software.
Ipasok ang mga manu-manong pagbabayad. Ipasok ang mga halaga ng anumang mga manu-manong paycheck na hindi pa naitala sa system ng payroll. Ito ay maaaring mga pagsasaayos ng bayad mula sa mga nakaraang panahon, o mga pagbabayad na nauugnay sa paunang pagkuha ng trabaho o ang pagwawakas ng mga empleyado.
Kalkulahin ang bayad sa pagwawakas. Manu-manong kalkulahin ang halagang babayaran sa sinumang empleyado na umalis sa kumpanya, kasama na ang kanilang hindi nagamit na oras ng bakasyon at payance ng severance. Karaniwan ay kasangkot lamang ito sa mga empleyado na kusang umalis sa kumpanya, dahil ang sapilitang pagwawakas ay nangangailangan ng malapit na agarang pagbabayad na karaniwang nahuhulog sa labas ng normal na panahon ng pagpoproseso ng payroll.
Pagbabawas ng pagbabago. Ipasok ang anumang mga pagbabago sa karaniwang mga pagbawas mula sa bayad ng empleyado, tulad ng para sa medikal na seguro, mga garnishment, at mga kontribusyon sa kawanggawa.
Kalkulahin ang bayad. Iproseso ng software ang lahat ng mga kalkulasyon sa pagbabayad para sa panahon. Kung manu-manong kinakalkula ng kumpanya ang bayad, pagkatapos ay gamitin ang mga talahanayan sa buwis na ibinigay ng mga gobyerno ng federal at estado upang matukoy ang tamang halaga ng mga withholding sa buwis.
Suriin ang mga ulat. Kung ang mga kalkulasyon sa payroll ay na-outsource o gumagamit ng payroll software, i-print ang mga sumusunod na ulat at suriin ang mga kalakip na transaksyon para sa mga error. Iproseso muli ang payroll hanggang sa naitama ang mga isyung ito.
Ulat ng mga negatibong pagbawas (maaaring magpahiwatig ng isang error sa pagpasok ng data o pandaraya)
Negatibong ulat sa buwis (maaaring magpahiwatig ng isang error sa pagpasok ng data o pandaraya)
Paunang rehistro ng payroll (ang pangunahing dokumento na ginamit upang hanapin ang mga error)
Pinagbukud-bukod na listahan ng mga bayad na sahod (ituon ang labis na mataas o mababang halaga ng sahod upang makita ang mga potensyal na hindi tumpak na oras na nagtrabaho o mga rate ng sahod)
Linya ng trend ng gastos sa payroll ng departamento (maaaring ipahiwatig ang pagsisingil ng sahod sa maling kagawaran)
Magbayad ng mga pagbabayad. Kapag ang pagsusuri ng mga ulat ay nagpapahiwatig ng walang karagdagang mga error, iproseso ang mga pagbabayad sa mga empleyado.
Mga ulat sa pamamahala ng isyu (opsyonal). Mag-isyu ng mga ulat sa payroll sa pamamahala na nauugnay sa payroll na katatapos lamang. Ang mga halimbawa ng naturang mga ulat ay isang linya ng trend ng obertaym ng empleyado at isang linya ng trend ng mga gastos sa kompensasyon ng departamento.
I-back up ang data. Kapag nakumpleto na ang payroll, i-back up ang data na nauugnay dito. Kung ang pagproseso ng payroll ay na-outsource, ito ang hahawak ng tagapagtustos. Kung ginagamit ang in-house software, i-archive ang data. Kung ginamit ang isang manual system, ilagay ang rehistro ng payroll sa naka-lock na imbakan.
I-lock ang panahon. I-lock ang panahon ng pagbabayad sa module ng pagbabayad para sa panahong natapos lamang, upang maiwasan ang mga hindi pinahintulutang pagbabago. Ito ay mahalagang kapareho ng Hakbang 2; sa pamamagitan ng pag-lock ng panahon ng pagbabayad, lumilipat kami sa susunod na panahon ng pagbabayad.
Buwis ng deposito. Mag-deposito ng mga buwis sa payroll at i-verify ang kanilang paghahatid sa gobyerno. Kung na-outsource ng kumpanya ang pagpoproseso ng payroll nito, ang hakbang na ito ay hahawakan ng tagapagtustos.
Mag-imbak ng mga timecard. I-file ang mga time card malapit sa departamento ng payroll. Posibleng magtanong ng mga empleyado ang kanilang suweldo, kung saan ang pinakabagong mga time card ay dapat na madaling ma-access para sa pagsusuri. Pagkatapos ng isang buwan o dalawa, ang mga time card ay maaaring ilipat sa mas matagal na imbakan.
Imbistigahan ang mga error. Kung may mga problema sa pagpoproseso ng payroll, tiyaking mahahanap sila ng mga empleyado! Imbistigahan ang lahat ng mga pagkakamali sa transaksyon na naranasan, at simulan ang mga pagbabago upang mapagaan ang kanilang patuloy na paglitaw. Maaaring kasangkot dito ang pagbabago ng mga pamamaraan o ang pagpapataw ng mga bagong kontrol.
